13. April 2023 Aleksej Kusnir

Microsoft Teams für die Unternehmensorganisation nutzen

Microsoft Teams für die Unternehmensorganisation nutzen

Unternehmensorganisationen haben sich in den letzten Jahrzehnten immer wieder verändert. Hier spielen interne Prioritäten als auch der Kundenmarkt eine wichtige Rolle.Enter your text here...

Die IT spielt seit langem schon eine wichtige Rolle im Unternehmen.

In dem heutigen Informations- und Digitalisierungszeitalter ist die Informationstechnologie Bestandteil in fast jedem Prozess eines Unternehmens.

Mit der Einführung von Cloudtechnologien auf dem Markt wurden neue Türen und Möglichkeiten für Unternehmen geöffnet, die eigenen Services nach außen als auch die internen Prozesse und Abläufe im Unternehmen nochmal zu verbessern.

Hier spielen die Angestellten eines Unternehmen eine wichtige Rolle.

Denn Fachabteilungen haben dadurch noch mehr Möglichkeiten die Informationentechnologie im Unternehmen für sich zu nutzen und agiler in eigenen Abläufen zu werden.

Ein Beispiel ist die Berechtigungenvergabe an andere Benutzer, die nun durch Fachabteilungen eigenständig erfolgen kann ohne die IT-Abteilung hier anzufragen. Dadurch ist diese flexibler und schneller in Ihrer Zusammenarbeit mit anderen Kollegen*in im Unternehmen.

Damit ändert sich auch meiner Meinung nach der Job der IT. Von klassischen Hardware und Softwareimplementierer zu einem Plattformanbieter im Unternehmen. Mitarbeiter*in möchten schnell auf Self Services zugreifen die für Ihre Arbeit benötigt werden, komplexe Prozesse werden durch Automatisierungstechnologien nun einfacher nutzbar.

Nun gut, wie spielt Microsoft Teams hier eine Rolle in dem ganzen Konstrukt.

Microsoft Teams ist ein Bestandteil von Microsoft 365, sprich Microsoft Teams greift auf diverse Dienste aus der Microsoft 365 Welt zu. Microsoft Teams ist quasi das Frontend für den Enduser, der auf eine einfache Art verschiedene Technologien im Backend verwendet. Diese treten nach außen als eine Einheit auf.

In diesem Artikel möchte ich eine Unternehmensorganisation beschreiben, die in Microsoft Teams abgebildet werden kann.

Wir reden hier z.B. von einer flachen klassischen Unternehmensorganisation die aus Abteilungen besteht die direkt an die Unternehmensführung kommunizieren.

Microsoft Teams für die Unternehmensorganisation nutzen

Nun lassen Sie uns vorstellen, dass jede Abteilung bestimmte Tätigkeiten tut und verschiedene Tools und Prozesse im Unternehmen verwenden.

Nehmen wir dazu z.B. die Vertriebsabteilung. Mal einer kleiner Auszug...

  1. Eigene Vertriebstools
  2. Dokumentenablage
  3. Vorlagen des Unternehmens verwenden
  4. Allgemeine Prozesse im Unternehmen nutzen. Anträge, Genehmigungen, Urlaubgsanträge, Störungsmeldungen (Tickets), digitale Informationen für Kunden über aktuelle Produkte.
  5. Laptops, Mobile Devices
  6. Firmennetzwerk, Homeoffice
  7. Zusammenarbeit mit anderen Kollegen
  8. Zusammenarbeit mit Kunden
  9. Meeting Online oder in Konferenzen
  10. Aktuelle Informationen suchen

Andere Abteilungen haben hier und da andere Anforderungen und auch andere Prozesse und Arbeitsweisen.

Wie können wir das ganze kombinieren und für jede Abteilung doch wieder flexibel machen?

Durch den Einsatz von Microsoft Teams haben wir so eine Art Konsolidierung von Informationen im Unternehmen. Wir möchte die verschiedenen Prozesse, Tools und Informationen an einem Ort bereitstellen.

Hier ein paar Alltagsprozesse und Informationen die wir in Teams bereitstellen möchten.

  1. Abteilungsdaten in Teams
  2. abteilungsübergreinfenden Zusammenarbeit
  3. Tools für die Abteilungen
  4. Informationen für die abteilungsinterne Abläufe
  5. Informationen die die Abteilung für alle im Unternehmen zur Verfügung stellen möchte
  6. digitale Prozesse für die Abteilungen
  7. digitale Prozesse die für alle Abteilungen interessant sind
  8. Unternehmenskommunikationen und Informationen die für die jeweilige Abteilungen relevant sind
  9. Unternehmensinformationen die für alle Interessant sind
  10. Zentrale Datenablage für Userdaten
  11. Automationen für die eigenen Prozesse
  12. usw. hier können noch viele weitere Punkte folgen die für Ihr Unternehmen notwendig sind.

Gehen wir hier nun Schritt für Schritt ein paar Punkte durch und schreiben wie dies z.B. in Teams abgebildet werden kann.

Abteilungsdaten in Teams

  • Teamsräume

Tipp 1: Namenskonventionen und automatische Prozesse für Teamertelllung. Dadurch schaffen Sie Unternehmenskonforme Teams und verhindern zudem zusätzlich das kein Wildwuchs entsteht.

Tipp 2: Mit Genehmigungsprozessen können Sie hier das ganze nochmal genauer steuern. Somit wird die Teamerstellung komplett unabhängig von der IT-Abteilung.

Aufgabe IT-Abteilung: Plattform für die Erstellung von Teamräumen bereitstellen und den Prozess gemeinsam mit den Fachabteilungen entwerfen und einführen. 

Abteilungsübergreinfenden Zusammenarbeit

  • Teamräume und Kanäle hier z.B. Freigegebene Kanäle
  • Bestimmte Ordner und Listen etc, teilen um hier einzelne Komponenten innerhalb von Teams freizugeben.
  • SharePoint Online Anpassungen für die Zusammenarbeit und Bereitstellung von einigen Informationen im modernen Intranet des Unternehmen auf Basis von SharePoint Online und Microsoft Viva Connections

Tipp 1: Mitarbeiter vorher schulen wie Kanäle in Teams richtig verwendet werden.

Tipp 2: Kanalerstellung auf z.B. Fachabteilungsleitungen beschränken so dass hier eine Sensiblität entsteht.

Aufgabe der IT-Abteilung: standartisierte Teamräume mit angepassten Berechtigungen über dem automatisierten Prozess ermöglichen.

Aufgabe der IT-Abteilung: Verschiedene Teamraumtypen bereitstellen für z.B. Abteilungen, Projekte usw.

Schauen Sie gerne auf unsere Seite LINETWORK Digital Work vorbei.

Basis Teamsraumautomationen sind in kurzer Zeit erstellt und können schnell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. 

LINETWORK

Digital Work

Digitale Dienste auf Basis von Microsoft 365

Berechtigungenvergabe von Fachabteilung an andere Personen

  • Teamräume und Kanäle können genutzt werden, um anderen Personen und Gruppen im Unternehmen Berechtigungen auf Informationen zu geben.
  • Freigegebener Kanal: Hier können Sie eine Person, eine Gruppe oder ein komplettes Team berechtigen, um auf diesen Kanal zuzugreifen.

Tipp 1: Für dedizierte Berechtigungen können Sie die SharePoint Online Seiten verwenden.

Tipps 2: Achten Sie auf das Zusammenspiel zwischen privaten und freigegebenen Kanälen. Diese sind nicht gleich und haben unterschiedliche Einsatzzwecke.

Passend dazu hier noch ein Video von uns: 

Aufgabe der IT: Einsatzweck von Teamräumen und Freigegeben Kanälen mit den Fachabteilungen planen.

Aufgabe der IT: Sicherung der Daten und Bereitstellung des sicheren Zugriffs auf die Daten. 

Zusammenarbeit in Projekten

  • Projekt Teamsräume

Tipp 1: Namenskonventionen für Projektteamräume

Tipp 2: Automatische Bereitstellung von Projektteamräumen, um hier einen guten Unternehmensstandard zu gewährleisten.

Tipp 3: Abteilungsübergreifende Projektteamräume planen z.B. notwendige Einstellungen und Tools, diese für Projektteams bei der Erstellung automatisch hinzufügen

Tipp 4: Soll in Projekten mit externen gearbeitet werden, Bereich für Externe im Projektteam erstellen, wenn gewünscht.

Tipp 5: Verschiedene Projekttypen erfordern andere Projektteamräume, welche Projekttypen gibt es bei euch im Unternehmen und welche Funktionen erfordern diese. z.B. Datenablage, Projektplanung, Aufgabenmanagement, Informationsbereitstellung, Zusammenarbeit mit Externen und Austausch von Daten, Shared Mailboxen, third Party Accounts usw.

Aufgaben IT-Abteilung: Bereitstellung der Plattform für die Beantragung und automatische Erstellung von Projektteamräumen 

Digitale Prozesse

  • Microsoft 365 mit all seinen Diensten wie Azure AD, Teams, SharePoint Online, Power Automate und ein bisschen Azure wenn es etwas individueller werden soll.

Tipp 1: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Prozesse im Unternehmen.

Tipp 2: Priorisieren Sie die Prozesse nach Aufwand der Implementierung und Nutzen für das Unternehmen. 

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PS: Bei dem Thema Aufwand für die Implementierung können Sie uns einfach ansprechen. Aus unserer langjährigen Erfahrung können wir Ihnen meist gute Schätzwerte mitgeben.


Aufgabe der IT: Plattform für die Implementierung der digitalen Prozesse auf Basis von Microsoft 365 bereitstellen.


Aufgabe der IT: Gemeinsam mit den Fachabteilungen digitale Prozesse planen und einführen.


PS: Fachabteilungen könnten theoretisch die Implementierung der digitalen Prozesse oft allein bzw. mithilfe eines Dienstleisters durchführen.


Hier muss die IT aufzeigen, dass es sinnvoll ist in dem Prozess die IT mitzunehmen. Damit Fachabteilung, externe Dienstleister und IT schneller an das Ziel kommen.


Anbei ein paar Beispiele von digitalen Services, die unsere Kunden auf Basis von Microsoft 365 nutzen. Wenn Sie Fragen zu den Diensten haben und wie diese im Alltag aussehen, Fragen Sie uns gerne.


  • Ticketsystem auf Basis von Microsoft 365
  • Projektdurchführung auf Basis von Microsoft 365
  • Onboarding auf Basis von Microsoft 365
  • Intranet auf Basis von SharePoint Online und Microsoft Teams
  • Microsoft Teamsstruktur für Unternehmen
  • Digitale Services auf Basis von Microsoft 365

Kommunikationsplattform bzw. Informationsplattform (Früher Intranet)

  • SharePoint Online (Datenhaltung, Browserbasiert, Struktur)
  • Microsoft Teams (Moderne Arbeitsweise)
  • Microsoft Viva (Digitale Services, Persona optimierte Daten)

Tipp 1: Verschaffen Sie sich eine Übersicht über Ihr Unternehmen und welche Informationen im Alltag es eigentlich benötigt.

Tipp 2: Erstellen Sie Personas und beschreiben Sie welche Informationen diese im Alltag benötigen.

Tipp 3: Sehen Sie den Unterschied zwischen Internet und Intranet. Welche Informationen gehören wohin. 

Automationen für die eigenen Prozesse

  • Power Automate
  • Azure Functions
  • Logic Apps
  • u.v.m

Tipp 1: Schauen Sie sich die Anforderungen ganz genau an um die Lösung herauszufinden. Die Zielvorstellung ist ganz wichtig, die Lösung ist heutzutage nicht das Problem und macht auch oft nicht den größten Aufwand aus.

Tipp 2: Passt die Lösung zu dem Gesamtkonzept des Unternehmens. Wurden Sicherheitsrichtlinien etc. beachtet.

PS: Häufiger Fehler ist, das personalisierte Microsoft 365 Accounts oder andere Microsoft 365 Accounts für die Automation verwendet werden. Hier ist besser mit Service, Managed und andere Account Typen zu arbeiten. 

Fazit

Microsoft Teams als Teil der Microsoft 365 Umgebung ist ein Tool für das ganze Unternehmen. Hier muss das ganze betrachtet werden, sprich die komplette Microsot 365 Umgebung. Nur durch den ganzheitlichen Einsatz können Sie eine moderne Arbeitskultur herstellen und einen sogenanten "Modern Workplace" anbieten.

Aleksej Kusnir

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