Wer betreibt, unterstützt und entwickelt Microsoft 365 nach dem Go-live weiter?
Ein Microsoft-365-Projekt endet technisch mit dem Go-live, die eigentliche Arbeit beginnt an dieser Stelle jedoch erst. Wer sich um neue Zugriffsanfragen kümmert, Sicherheitsupdates im Blick behält oder eine sinnvolle Weiterentwicklung vorantreibt, ist zum Zeitpunkt der Einführung in vielen Unternehmen nicht klar geregelt. Dieser Beitrag zeigt, welche Modelle sich für Betrieb, Support und Weiterentwicklung in der Praxis bewährt haben, welche Aufgaben im laufenden Tagesgeschäft tatsächlich anfallen und wie sich eine Zuständigkeit sinnvoll aufbauen lässt.
Das Wichtigste in Kürze: Betrieb, Support und Weiterentwicklung nach dem Microsoft-365-Go-live
- Drei Modelle etabliert: Intern, extern über einen IT-Dienstleister oder hybrid, jedes mit eigenen Vor- und Nachteilen, keine pauschal richtige Lösung.
- Tagesgeschäft braucht klare Zuständigkeit: Lizenzen, Sicherheit und Updates laufen kontinuierlich weiter, unabhängig davon, ob gerade neue Anforderungen entstehen.
- Weiterentwicklung ist ein eigener Prozess: Anfragen aus Fachbereichen sollten strukturiert erfasst und priorisiert werden, statt informell nebenbei zu laufen.
- Rollen sind nicht gleich Verantwortung: Admin-Rechte in Microsoft 365 regeln technischen Zugriff, nicht automatisch, wer inhaltlich für Weiterentwicklung zuständig ist.
- Bestehende Lizenzen reichen meist aus: Viele laufende Aufgaben lassen sich mit vorhandenen Microsoft-365-Funktionen abdecken, ohne zusätzliche Tools.
- Faustregel: Wird die Zuständigkeit für den Betrieb nicht aktiv festgelegt, übernimmt in der Praxis niemand verlässlich die Verantwortung.
Drei Modelle, die sich in der Praxis bewährt haben
Für Betrieb, Support und Weiterentwicklung von Microsoft 365 haben sich in der Praxis drei grundsätzliche Modelle etabliert. Welches davon zu einem Unternehmen passt, hängt weniger von der Unternehmensgröße ab als vom vorhandenen internen Know-how und davon, wie viel Zeit für diese Aufgaben neben dem Tagesgeschäft realistisch zur Verfügung steht.
| Kriterium | Interner Betrieb | Externer Partner | Hybridmodell |
| Aufwand im Haus | Hoch, eigene Kapazitäten nötig | Gering, läuft über den Partner | Mittel, Grundaufgaben intern, Spezialthemen extern |
| Kosten | Personalkosten und Lizenzgebühren | Laufende Honorare oder Projektkosten je nach Vertragsmodell, interne Lizenzgebühren | Teilweise Personal-, teilweise Projektkosten, interne Lizenzgebühren |
| Know-how im Unternehmen | Baut sich kontinuierlich auf | Bleibt überwiegend beim Partner | Wächst gezielt dort, wo es gebraucht wird |
| Abhängigkeit | Von einzelnen Personen im Haus | Vom externen Partner | Verteilt sich auf beide Seiten |
| Typischer Einsatzbereich | Unternehmen mit eigener IT-Abteilung und freier Kapazität | Unternehmen ohne eigene IT-Ressourcen für Microsoft 365 | Unternehmen, die Basisaufgaben selbst übernehmen, bei komplexeren Themen aber Unterstützung wollen |
Keines der drei Modelle ist von Haus aus besser als die anderen, wichtig ist nur, dass die Wahl bewusst getroffen wird und sich nicht im laufenden Betrieb einfach so ergibt. Besonders das Hybridmodell hat sich in der Praxis bewährt, wenn Unternehmen ihre Microsoft-365-Lizenzen eigenständig nutzen wollen, für einzelne Themen aber gezielt auf externe Unterstützung zurückgreifen, etwa bei komplexeren Automatisierungen oder bei Sicherheitsfragen.
Was im Tagesgeschäft tatsächlich anfällt
Unabhängig vom gewählten Modell läuft im Hintergrund eine Reihe von Aufgaben weiter, die selten sichtbar werden, bei Vernachlässigung aber schnell zu Problemen führen.
Ein wiederkehrender Posten ist die Lizenzverwaltung. Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen oder neu hinzukommen, müssen zeitnah ab- beziehungsweise zugewiesen werden, sonst entstehen entweder unnötige Kosten durch ungenutzte Lizenzen oder blockierter Zugriff auf benötigte Funktionen.
Auch Sicherheit und Compliance laufen ständig mit. Berechtigungen, Multi-Faktor-Authentifizierung und Freigabeeinstellungen sollten regelmäßig überprüft werden, besonders wenn sich Teamstrukturen verändern. Audit-Protokolle helfen dabei nachzuvollziehen, wer wann auf welche Inhalte zugegriffen hat.
Dazu kommen fortlaufende Updates und neue Funktionen. Microsoft entwickelt die Microsoft-365-Dienste ständig weiter, im Message Center des Admin Centers werden Änderungen vorab angekündigt, die Microsoft 365 Roadmap gibt einen Überblick über künftige Funktionen. Wer diese Quellen nicht regelmäßig im Blick behält, wird von Änderungen überrascht statt sich rechtzeitig darauf vorzubereiten.
Wer diese Aufgaben in der Praxis übernimmt
Technisch werden diese Aufgaben über Administratorrollen im Microsoft 365 Admin Center abgebildet. Der Global Administrator hat Zugriff auf sämtliche Einstellungen, sollte aus Sicherheitsgründen aber nur in Ausnahmefällen genutzt werden. Für den laufenden Betrieb empfiehlt sich stattdessen die Vergabe eingeschränkter Rollen. Ein SharePoint-Administrator verwaltet beispielsweise Sites, Speicherlimits und Gruppen, ohne automatisch Zugriff auf sämtliche Inhalte zu erhalten, ein Teams-Administrator übernimmt entsprechend die Einstellungen für Microsoft Teams. Diese Rollenverteilung schützt davor, dass eine einzelne Person oder ein einzelner externer Zugang zum Single Point of Failure wird.
Neben den technischen Administratorrollen braucht es in der Praxis zusätzlich Fachadministratoren oder Key User in den jeweiligen Abteilungen, die inhaltliche Fragen beantworten können, etwa zur Pflege einer Dokumentenbibliothek oder zur Struktur eines Teams. Diese Doppelrolle aus technischer Administration und fachlicher Betreuung wird bei der Einführung von Microsoft 365 häufig übersehen, weil zunächst vor allem die technische Umsetzung im Mittelpunkt steht.
Wann aus einer Anfrage eine Weiterentwicklung wird
Nicht jede Anfrage aus einem Fachbereich ist ein Supportfall. Eine neue Teamsite, ein zusätzlicher Freigabe-Workflow oder eine automatisierte Benachrichtigung sind keine Störungen, sondern Weiterentwicklungswünsche, die einen eigenen Prozess brauchen, statt nebenbei in der IT-Abteilung zu versickern.
Bewährt hat sich dafür ein zentraler Anlaufpunkt, über den Mitarbeiter ihre Anfragen strukturiert einreichen können, etwa über ein digitales Formular statt per E-Mail. Jede Anfrage lässt sich darüber nachvollziehbar erfassen, einer Person zuordnen und mit einem Status versehen. Wiederkehrende Standardanfragen, etwa das Anlegen eines neuen Teams oder einer Freigabegruppe, lassen sich dabei über Power Automate automatisieren, sodass nur die komplexeren Fälle tatsächlich manuell bearbeitet werden müssen.
Für die Priorisierung hat sich eine einfache Faustregel bewährt. Geht es um mehrere Abteilungen oder einen wiederkehrenden Prozess, lohnt sich meist eine dauerhafte Lösung, bei einem Einzelfall reicht dagegen oft eine pragmatische Zwischenlösung. Diese Einordnung verhindert, dass für jede Einzelanfrage eine aufwendige technische Lösung entsteht, während tatsächlich wiederkehrende Bedarfe liegen bleiben.
Viele kleine Anfragen ohne klaren Prozess
In einem wachsenden Unternehmen mit mehreren Abteilungen zeigt sich eine fehlende Zuständigkeit besonders deutlich, sobald mehrere Projekte gleichzeitig laufen. Für ein neues Projekt braucht ein Team kurzfristig eine eigene Arbeitsumgebung, eine andere Abteilung möchte einem externen Partner Zugriff auf einzelne Dokumente geben, eine dritte bittet um eine Anpassung der Berechtigungen, weil sich die Teamzusammensetzung verändert hat.
Ohne klaren Prozess erreichen solche Anfragen die IT meist über persönliche Nachrichten oder E-Mails an einzelne Mitarbeiter, je nachdem, wer gerade erreichbar ist. Die gleiche Anfrage wird mehrfach gestellt, geht zwischen anderen Aufgaben unter oder wird von unterschiedlichen Personen unterschiedlich gelöst. Mit der Zeit wächst so die Zahl an Teams und Sites mit uneinheitlichen Berechtigungen, ohne dass noch jemand den vollständigen Überblick hat.
Geholfen hat in einem solchen Fall meist weniger zusätzliche Technik als ein klar definierter Ablauf. Anfragen laufen über ein zentrales Formular, das automatisch ein Ticket erzeugt und einer verantwortlichen Person zuordnet. Wiederkehrende Anfragen, etwa das Anlegen einer neuen Projektsite nach einem festen Muster, werden automatisiert bearbeitet, individuelle Fälle landen gezielt bei der zuständigen Person. Die IT-Mannschaft musste dafür nicht wachsen, der Umgang mit den immer gleichen Anfragetypen wurde lediglich geordnet statt improvisiert.
Der Übergang vom Projekt in den laufenden Betrieb
Der Wechsel von der Projekt- in die Betriebsphase verläuft in der Praxis selten an einem einzelnen Stichtag, auch wenn der Go-live selbst oft so wahrgenommen wird. Tatsächlich überschneiden sich beide Phasen: Während die letzten Projektaufgaben abgeschlossen werden, laufen bereits erste Supportanfragen und kleinere Anpassungswünsche ein.
Wer diesen Übergang bewusst gestaltet, klärt zunächst in einer kurzen Bestandsaufnahme, welche Aufgaben künftig regelmäßig anfallen, welches Know-how dafür im Haus vorhanden ist und an welchen Stellen gezielt externe Unterstützung gebraucht wird. Daraus lässt sich ein Konzept ableiten, das festlegt, wer welche Administratorrollen übernimmt, über welchen Weg Anfragen eingehen und wie Weiterentwicklungswünsche priorisiert werden.
Die eigentliche Umsetzung bedeutet in den meisten Fällen weniger zusätzliche Technik als eine klare Zuordnung bestehender Microsoft-365-Funktionen. Rollen werden im Admin Center vergeben, ein Anlaufpunkt für Anfragen eingerichtet, Verantwortlichkeiten dokumentiert. Ebenso wichtig wie die technische Einrichtung ist die Schulung der Verantwortlichen, damit sie nicht nur Zugriff auf die nötigen Bereiche haben, sondern auch wissen, wie sie damit umgehen. Diese Zuständigkeiten sollten anschließend regelmäßig überprüft werden, etwa wenn sich Teamstrukturen ändern oder neue Microsoft-365-Funktionen hinzukommen.
Wie sich ein Intranet auf dieser Basis im Detail aufbauen lässt, beschreiben wir in unserem Beitrag SharePoint Intranet erstellen: Der ultimative Leitfaden mit Expertentipps. Warum eine fehlende Weiterentwicklung langfristig zum Scheitern ganzer Digitalisierungsprojekte führen kann, zeigen wir in Warum scheitern Digitalisierungsprojekte?.
Was sich wirtschaftlich auszahlt
Ein strukturierter Betrieb verursacht in der Regel keine zusätzlichen Lizenzkosten, da sich die meisten der beschriebenen Aufgaben mit den ohnehin vorhandenen Microsoft-365-Funktionen abdecken lassen. Der wirtschaftliche Nutzen zeigt sich an anderer Stelle. Weniger Zeit geht für die Suche nach der zuständigen Person verloren, es entstehen weniger parallele Insellösungen, und die Plattform bleibt auch nach mehreren Jahren noch nachvollziehbar aufgebaut.
Der eigentliche Unterschied liegt selten in den Kosten für Betrieb und Support selbst, sondern in den Folgekosten eines vernachlässigten Betriebs. Ungenutzte Lizenzen, doppelt gepflegte Inhalte und Mitarbeiter, die auf eigene, unkontrollierte Lösungen ausweichen, weil die vorhandene Plattform nicht gepflegt wird, treiben diese Kosten in die Höhe.
Häufige Fehler beim Betrieb und der Weiterentwicklung von Microsoft 365
- Es gibt keine benannte Zuständigkeit für Betrieb und Weiterentwicklung, sondern nur informelle Ansprechpartner.
- Administratorrechte liegen bei einer einzelnen Person, ohne dokumentierte Vertretung.
- Weiterentwicklung findet nur reaktiv statt, wenn sich Mitarbeiter beschweren.
- Updates und Ankündigungen im Message Center werden nicht regelmäßig geprüft.
- Anfragen laufen unstrukturiert über persönliche Nachrichten statt über einen nachvollziehbaren Prozess.
- Externe Unterstützung wird erst gesucht, wenn bereits ein Problem besteht, nicht vorsorglich.
Fazit
Mit dem Go-live endet ein Microsoft-365-Projekt nur formal. Wer Betrieb, Support und Weiterentwicklung nicht aktiv einem Modell zuordnet, überlässt diese Aufgaben dem Zufall, meist zulasten einzelner Mitarbeiter, die sie nebenbei übernehmen. Ob intern, extern oder hybrid organisiert, wichtig ist eine bewusste, dokumentierte Zuständigkeit, die auch dann trägt, wenn sich Teamstrukturen oder Anforderungen verändern.
Transparenzhinweis
Unsere Ratgeber basieren auf der fachlichen Expertise und Praxiserfahrung von LINETWORK sowie auf entsprechender Recherche. Die Inhalte werden redaktionell und fachlich geprüft und aus unserer Perspektive auf Microsoft 365 und digitale Prozesse erstellt. Einzelne Bilder und Grafiken werden zur visuellen Aufbereitung teilweise mithilfe von KI erstellt.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Wer ist nach dem Go-live für Microsoft 365 verantwortlich?
Das hängt vom gewählten Modell ab. Möglich sind ein interner Betrieb durch die eigene IT-Abteilung, ein externer Partner oder eine Kombination aus beidem. Wichtig ist vor allem, dass diese Zuständigkeit klar festgelegt und dokumentiert ist.
Reicht ein Global Administrator für den laufenden Betrieb aus?
Technisch ja, aus Sicherheitsgründen jedoch nicht empfehlenswert. Besser ist die Vergabe eingeschränkter Administratorrollen, etwa für SharePoint oder Teams, ergänzt um eine dokumentierte Vertretungsregelung.
Was kostet die laufende Betreuung von Microsoft 365?
Das hängt stark vom gewählten Modell und vom Umfang der Anforderungen ab. Da sich die meisten Aufgaben mit vorhandenen Microsoft-365-Funktionen abdecken lassen, entstehen in der Regel keine zusätzlichen Lizenzkosten.
Wie unterscheidet sich Support von Weiterentwicklung?
Support bezieht sich auf Störungen und kurzfristige Anfragen im laufenden Betrieb. Weiterentwicklung betrifft neue Anforderungen, etwa zusätzliche Automatisierungen oder strukturelle Anpassungen, und sollte als eigener, priorisierter Prozess organisiert werden.
Woran erkennt man, dass die Zuständigkeit für Microsoft 365 nicht klar geregelt ist?
Typische Anzeichen sind Anfragen, die über persönliche Nachrichten statt über einen festen Prozess eingehen, uneinheitlich gelöste Einzelfälle sowie Administratorrechte, die bei einer einzelnen Person ohne Vertretung liegen.
Unterstützt LINETWORK auch beim laufenden Betrieb von Microsoft 365?
Ja. LINETWORK begleitet Unternehmen dabei, Zuständigkeiten für Betrieb, Support und Weiterentwicklung aufzubauen, etwa über ein zentrales Serviceportal für Anfragen, und richtet sich dabei nach den vorhandenen Microsoft-365-Lizenzen statt nach einem zusätzlichen Abo-Modell.
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