Was ist der Unterschied zwischen Copilot Chat und Microsoft 365 Copilot?
Copilot Chat und Microsoft 365 Copilot tragen zwar denselben Namen, arbeiten im Unternehmensalltag aber mit sehr unterschiedlichen Voraussetzungen. Viele Mitarbeiter nutzen Copilot Chat bereits, ohne zu wissen, dass die lizenzierte Variante deutlich mehr leistet, sobald eigene Dokumente, E-Mails oder Besprechungen ins Spiel kommen. Dieser Beitrag erklärt, worin der Unterschied besteht und wann sich die zusätzliche Lizenz lohnt.
Das Wichtigste in Kürze: Unterschied zwischen Copilot Chat und Microsoft 365 Copilot
Copilot Chat und Microsoft 365 Copilot tragen beide den Namen „Copilot“. Sie unterscheiden sich aber grundlegend darin, worauf sie zugreifen können und was sie im Arbeitsalltag tatsächlich leisten.
- Copilot Chat: in Microsoft-365-Business-Lizenzen automatisch enthalten, arbeitet primär web-basiert und hat ohne Zusatzlizenz keinen Zugriff auf interne Unternehmensdaten.
- Microsoft 365 Copilot: separat lizenzierte Erweiterung mit Zugriff auf den Microsoft Graph, also auf E-Mails, Dateien, Chats und Besprechungen des Unternehmens.
- Gleicher Name, unterschiedliche Tiefe: Nur Microsoft 365 Copilot bietet die vollständige Integration in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams mit Bezug auf eigene Inhalte.
- Neue Reasoning-Agenten: Researcher und Analyst stehen ausschließlich mit Microsoft 365 Copilot zur Verfügung und übernehmen tiefergehende Recherche- und Datenanalyseaufgaben.
- Datenschutz: beide Varianten unterliegen dem Enterprise-Datenschutz von Microsoft, unterscheiden sich aber im Umfang der EU-Datengrenze und der eingebundenen Datenquellen.
- Faustregel: Allgemeine Fragen und Textentwürfe genügen mit Copilot Chat. Arbeit mit eigenen Dokumenten, E-Mails und Besprechungen braucht Microsoft 365 Copilot.
Warum Copilot Chat und Microsoft 365 Copilot häufig verwechselt werden
Microsoft nutzt den Namen „Copilot“ mittlerweile für mehrere unterschiedliche Produkte, vom kostenlosen Copilot für Privatpersonen über Copilot Chat bis hin zu Microsoft 365 Copilot als Business-Lizenz. Für Anwender ist auf den ersten Blick nicht erkennbar, welche Variante sie gerade nutzen.
Diese Uneindeutigkeit führt in Unternehmen häufig zu falschen Erwartungen. Wer Copilot Chat nutzt und erwartet, dass eigene E-Mails oder SharePoint-Dokumente automatisch berücksichtigt werden, wird enttäuscht. Dafür ist die lizenzierte Variante notwendig.
Typische Situationen in der Praxis
- Ein Mitarbeiter erwartet, dass Copilot im Teams-Chat automatisch auf interne Dokumente zugreift.
- Eine Abteilung plant den unternehmensweiten Rollout, ohne zwischen den beiden Varianten zu unterscheiden.
- Es wird angenommen, mit Copilot Chat seien bereits alle KI-Funktionen von Microsoft 365 abgedeckt.
Ein individueller Agent für einen Geschäftsprozess soll erstellt werden, ohne dass die passende Lizenz vorliegt.
Funktionsumfang von Copilot Chat ohne Zusatzlizenz
Copilot Chat ist in berechtigten Microsoft-365-Business-Lizenzen automatisch enthalten, ohne dass eine zusätzliche Lizenz erworben werden muss. Es steht unter anderem über die Copilot-App, in Microsoft Edge sowie in Teams und Outlook zur Verfügung.
- Web-basiert: Antworten stützen sich auf allgemeines Internetwissen, nicht auf interne Unternehmensdaten.
- Copilot Pages: erstellte Inhalte lassen sich speichern, bearbeiten und mit anderen teilen.
- Datei-Upload: einzelne Dateien können hochgeladen und im Chat einbezogen werden.
- Pay-as-you-go-Agenten: einfache, nutzungsbasiert abgerechnete Agenten sind verfügbar, eigene Agenten lassen sich damit jedoch nicht erstellen.
Für Unternehmen gilt dabei: Auch ohne Zugriff auf interne Daten sind Enterprise-Datenschutzfunktionen aktiv. Unternehmensdaten werden also nicht ungeschützt in Web-Anfragen einbezogen.
Funktionsumfang von Microsoft 365 Copilot mit Zusatzlizenz
Microsoft 365 Copilot ist eine separat lizenzierte Erweiterung, die sowohl von Unternehmen als auch von Einzelpersonen erworben werden kann. Der zentrale Unterschied liegt im Zugriff auf den Microsoft Graph, also auf E-Mails, Dateien, Chats, Besprechungen und weitere Inhalte, für die der jeweilige Nutzer bereits berechtigt ist.
- Dual-Grounding: Antworten stützen sich wahlweise auf den Microsoft Graph, auf das Web oder auf beides gemeinsam.
- Tiefe App-Integration: direkte Copilot-Funktionen in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams.
- Individuelle Agenten: eigene Agenten für konkrete Geschäftsprozesse lassen sich erstellen und verwalten.
- Copilot Analytics: Auswertung, wie und wo Copilot im Unternehmen tatsächlich genutzt wird.
Der entscheidende Unterschied ist damit nicht die Chat-Oberfläche selbst, sondern der Zugriff auf die eigenen Unternehmensdaten.
Wie sich Copilot Chat verändert, sobald eine Lizenz hinzukommt
Wenig bekannt ist, dass sich Copilot Chat selbst verändert, sobald ein Nutzer zusätzlich eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz besitzt. Es handelt sich also nicht um zwei komplett getrennte Werkzeuge, sondern um dieselbe Chat-Oberfläche mit unterschiedlicher Ausstattung.
| Bereich | Ohne Microsoft-365-Copilot-Lizenz | Mit Microsoft-365-Copilot-Lizenz |
| Modellzugriff | Standardzugriff auf die KI-Modelle | Bevorzugter, priorisierter Zugriff |
| Zugriff auf eigene Daten | Nur hochgeladene Dateien im jeweiligen Chat | Vollständiger Zugriff auf Mails, Chats, Dateien und Besprechungen |
| Agenten | Keine erweiterten Agenten verfügbar | Researcher, Analyst und individuelle Agenten |
| Copilot Studio | Nutzungsbasiert abgerechnet | Im Lizenzumfang enthalten |
| Geschwindigkeit | Standard, in Spitzenzeiten ggf. eingeschränkt | Priorisiert, schneller und zuverlässiger |
Unverändert bleibt dabei einiges: Beide Varianten laufen unter demselben Enterprise-Datenschutz, beide bieten Copilot in Outlook, und beide können für die Beantwortung allgemeiner Fragen auf Web-Daten zurückgreifen.
Beide Varianten auf einen Blick
Die wichtigsten Unterschiede im Überblick:
| Kriterium | Copilot Chat | Microsoft 365 Copilot |
| Lizenzierung | In berechtigten M365-Lizenzen enthalten | Separate, zusätzliche Lizenz |
| Datenzugriff | Web-basiert, ohne Unternehmensdaten | Microsoft Graph (Unternehmensdaten) und Web |
| App-Integration | Chat in Teams, Outlook, Edge, Copilot-App | Direkte Funktionen in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams |
| Agenten | Nutzungsbasierte Standardagenten | Individuelle Agenten sowie Researcher und Analyst |
| Auswertung | Keine Nutzungsanalyse | Copilot Analytics verfügbar |
| Typischer Einsatz | Allgemeine Fragen, Textentwürfe, Recherche | Arbeit mit eigenen Dokumenten, E-Mails, Besprechungen |
Welche Variante für welche Aufgabe geeignet ist
Ergänzend zur Tabelle lässt sich die Wahl an typischen Situationen festmachen:
- Allgemeine Recherche oder ein erster Textentwurf: Copilot Chat genügt.
- Zusammenfassung eines internen Word- oder SharePoint-Dokuments: Microsoft 365 Copilot notwendig.
- Vorbereitung einer Präsentation mit allgemeinem Inhalt: Copilot Chat genügt.
- Zusammenfassung eines Teams-Meetings oder Auswertung von Outlook-E-Mails: Microsoft 365 Copilot notwendig.
- Individueller Agent für einen wiederkehrenden Geschäftsprozess: Microsoft 365 Copilot beziehungsweise Copilot Studio.
Die neuen Agenten Researcher und Analyst
Mit Microsoft 365 Copilot stehen zwei spezialisierte Agenten zur Verfügung, die deutlich über den klassischen Chat hinausgehen: Researcher und Analyst. Beide sind für Aufgaben gedacht, die mehr Zeit und mehrere Denkschritte erfordern, statt eine schnelle Antwort zu liefern.
- Researcher: bearbeitet komplexe, mehrstufige Rechercheaufgaben. Er kombiniert Web-Daten mit eigenen Unternehmensinhalten wie Dateien, E-Mails, Besprechungen und Chats und liefert einen strukturierten, quellenbelegten Bericht statt einer kurzen Antwort.
- Analyst: wandelt rohe Daten in konkrete Erkenntnisse um. Er arbeitet mit einer Kette von Zwischenschritten, kann dafür Python-Code ausführen und zeigt diesen Code auch an, sodass sich die Berechnung nachvollziehen lässt.
Ein Beispiel aus der Praxis: Statt eine Exceltabelle mit Verkaufszahlen selbst auszuwerten, lässt sich der Analyst-Agent bitten, daraus eine Absatzprognose oder eine Visualisierung der Kaufmuster zu erstellen. Der Researcher-Agent wiederum eignet sich für eine Wettbewerbsanalyse, die interne Marktdaten mit aktuellen Web-Informationen zusammenführt und als teilbarer Bericht aufbereitet wird.
Beide Agenten stehen ausschließlich mit einer Microsoft-365-Copilot-Lizenz zur Verfügung. Copilot Chat bietet ohne diese Lizenz keinen Zugriff darauf, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben.
Datenschutz, Compliance und die EU-Datengrenze
Gerade für Unternehmen in Deutschland und der EU ist die Frage nach Datenschutz und Compliance oft entscheidender als der Funktionsumfang. Sowohl Copilot Chat als auch Microsoft 365 Copilot unterliegen dabei denselben vertraglichen Grundlagen: dem Microsoft Products and Services Data Protection Addendum und den Microsoft Product Terms. Microsoft tritt dabei als Auftragsverarbeiter auf.
- Keine Nutzung für das Training von KI-Modellen: Eingaben, Antworten und Daten aus dem Microsoft Graph werden nicht zum Training der zugrunde liegenden Sprachmodelle verwendet.
- Bestehende Berechtigungen bleiben gültig: Copilot zeigt einem Nutzer nur Inhalte, für die er ohnehin bereits berechtigt ist. Vertraulichkeitsbezeichnungen, Aufbewahrungsrichtlinien und Protokollierung werden respektiert.
- Mandantentrennung: Daten unterschiedlicher Kunden werden strikt getrennt verarbeitet und gespeichert.
- EU-Datengrenze: Eingaben, Antworten und Graph-Daten werden innerhalb der EU-Datengrenze verarbeitet. Für Web-Suchanfragen gilt das nicht, diese werden aber vor der Übermittlung auf Stichworte reduziert und ohne Nutzer- oder Mandantenkennung übertragen.
- Zertifizierungen: Unter anderem die Zertifizierung nach ISO/IEC 27018 sowie Unterstützung für DSGVO-Anforderungen über die vertragliche Grundlage.
Für die praktische Bewertung im eigenen Unternehmen ersetzt diese Übersicht keine rechtliche Prüfung. Sie zeigt aber, an welchen Stellen eine Datenschutz-Folgenabschätzung ansetzen sollte, insbesondere bei der Unterscheidung zwischen Graph-Daten und Web-Suchanfragen.
Zwei Praxisbeispiele aus dem Unternehmensalltag
Wie stark sich Copilot Chat und Microsoft 365 Copilot im Alltag unterscheiden, zeigt sich am besten an konkreten Arbeitssituationen. Die beiden folgenden Beispiele stehen stellvertretend für ein Muster, das sich in vielen Unternehmen wiederholt: Copilot Chat hilft bei allgemeinen Aufgaben, sobald es aber um eigene Dokumente, E-Mails oder Besprechungen geht, wird die lizenzierte Variante notwendig.
Projektunterlagen in Planung und Bau bündeln
In Planungsbüros und Bauunternehmen liegen Projektinformationen häufig verteilt über E-Mails, Exceltabellen und einzelne Tools. Ein Projektleiter nutzt Copilot Chat, um den Entwurf einer E-Mail an ein Nachunternehmen zu formulieren oder eine allgemeine Frage zu einer Normänderung zu klären. Das funktioniert gut, weil dafür kein Zugriff auf interne Daten notwendig ist.
Anders sieht es aus, sobald eine Übersicht über alle offenen Punkte eines konkreten Bauvorhabens gefragt ist, etwa aus verstreuten Protokollen, E-Mails und Dateien im SharePoint-Projektordner. Eine solche Zusammenfassung setzt Zugriff auf den Microsoft Graph voraus und ist damit nur mit Microsoft 365 Copilot möglich. Wie sich eine zentrale, strukturierte Projektablage als Grundlage dafür aufbauen lässt, beschreiben wir in unserer Leistung Microsoft 365 Projektablage & Projektmanagement.
Berichte und Auswertungen in Beratung und Dienstleistung
Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen verwalten Kundendaten, Projekte und Abrechnungen oft in getrennten Systemen. Für einen ersten Textentwurf, etwa einen Gesprächsleitfaden oder einen allgemeinen Angebotsbaustein, reicht Copilot Chat vollkommen aus.
Sobald jedoch ein Bericht auf Basis mehrerer interner Dokumente und E-Mails entstehen soll, ändert sich die Ausgangslage. Der Analyst-Agent kann beispielsweise eine Exceltabelle mit Projektstunden auswerten und eine erste Einschätzung zur Auslastung liefern, der Researcher-Agent eine strukturierte Zusammenfassung aus mehreren internen Quellen und aktuellen Web-Informationen erstellen. Beide Funktionen stehen ausschließlich mit Microsoft 365 Copilot zur Verfügung. Mehr zu typischen Anforderungen der Dienstleistungsbranche finden Sie in unserem Branchenüberblick.
Individuelle Agenten und die Weiterentwicklung mit Copilot Studio
Über Researcher und Analyst hinaus lässt sich Microsoft 365 Copilot mit individuellen Agenten gezielt auf Unternehmensprozesse zuschneiden, etwa für wiederkehrende Freigabeprozesse oder die Beantwortung interner Standardfragen. Mit Copilot Studio lassen sich solche Agenten auch ohne umfangreiche Entwicklungskenntnisse erstellen und pflegen.
Copilot Analytics ergänzt dies um eine Auswertungsebene: Unternehmen erhalten einen Überblick, in welchen Bereichen Copilot tatsächlich genutzt wird und wo weiterer Schulungsbedarf besteht.
Copilot Chat bleibt dabei bewusst einfach gehalten und richtet sich an alle Mitarbeiter, unabhängig von einer zusätzlichen Lizenz.
Vorgehen bei der Einführung im Unternehmen
Die Entscheidung zwischen Copilot Chat und Microsoft 365 Copilot ist selten eine reine Lizenzfrage. Entscheidend ist, welche Mitarbeiter welchen Zugriff tatsächlich brauchen und wie die Berechtigungsstruktur im Vorfeld aussieht. Ein strukturiertes Vorgehen hat sich dabei bewährt:
- Analyse: bestehende Prozesse sichten und klären, wo Copilot Chat bereits genutzt wird und an welchen Stellen der Zugriff auf eigene Daten fehlt.
- Konzept: Anwendungsfälle und Zielgruppen für Microsoft 365 Copilot festlegen, statt die Lizenz unternehmensweit ohne klare Priorität einzuführen.
- Umsetzung: Copilot aktivieren, Berechtigungsstrukturen prüfen und absichern, die Integration in Word, Excel, Outlook, Teams und SharePoint einrichten.
- Schulung: rollenspezifische Einweisung anhand realer Anwendungsfälle, damit Mitarbeiter den Unterschied zwischen den Varianten im Alltag auch anwenden können.
- Weiterentwicklung: Nutzung auswerten, individuelle Agenten ergänzen und die Einführung an neue Anforderungen anpassen.
LINETWORK begleitet Unternehmen bei diesem Vorgehen, unter anderem im Rahmen der Leistung Microsoft Copilot Einführung.
Was die Einführung kostet und wann sie sich lohnt
Copilot Chat verursacht keine zusätzlichen Kosten, da es Bestandteil berechtigter Microsoft-365-Lizenzen ist. Microsoft 365 Copilot wird dagegen separat lizenziert. Bei der Einführung selbst setzt LINETWORK bewusst auf ein einmaliges Einführungsprojekt statt auf ein zusätzliches Abo-Modell: Die Beratung baut auf den ohnehin vorhandenen Microsoft-365-Lizenzen auf. Der Nutzen der lizenzierten Copilot-Variante liegt vor allem darin, dass Mitarbeiter Antworten direkt auf Basis eigener Dokumente, E-Mails und Besprechungen erhalten, statt Informationen manuell zusammenzusuchen. Hinzu kommt, dass sich wiederkehrende Aufgaben über individuelle Agenten und die neuen Reasoning-Agenten automatisieren lassen.
Woran die Einführung in der Praxis häufig scheitert
- Es wird angenommen, Copilot Chat habe automatisch Zugriff auf interne Dokumente und E-Mails.
- Eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz wird unternehmensweit eingeführt, ohne die tatsächlichen Anwendungsfälle vorher zu klären.
- Mitarbeiter werden nicht darüber informiert, welche Variante sie gerade nutzen.
- Individuelle Agenten oder die Reasoning-Agenten Researcher und Analyst werden geplant, ohne dass die notwendige Lizenz vorhanden ist.
- Die Nutzung wird nicht ausgewertet, sodass Schulungsbedarf unentdeckt bleibt.
- Die Datenschutzbewertung unterscheidet nicht zwischen Graph-Daten und Web-Suchanfragen, obwohl hier unterschiedliche Regeln gelten.
Fazit
Copilot Chat und Microsoft 365 Copilot teilen sich den Namen, unterscheiden sich aber deutlich in Lizenzierung, Datenzugriff und Funktionsumfang. Copilot Chat eignet sich für allgemeine Fragen und Textentwürfe ohne Bezug zu internen Daten. Microsoft 365 Copilot dagegen für Aufgaben, die auf eigenen Dokumenten, E-Mails und Besprechungen aufbauen, ergänzt um die neuen Reasoning-Agenten Researcher und Analyst für tiefergehende Recherche- und Datenaufgaben. Wer diesen Unterschied kennt und die Einführung mit einer klaren Berechtigungsstruktur plant, kann die passende Variante gezielt einsetzen, statt Erwartungen zu enttäuschen oder Lizenzen ungenutzt zu lassen.
Transparenzhinweis
Unsere Ratgeber basieren auf der fachlichen Expertise und Praxiserfahrung von LINETWORK sowie auf entsprechender Recherche. Die Inhalte werden redaktionell und fachlich geprüft und aus unserer Perspektive auf Microsoft 365 und digitale Prozesse erstellt. Einzelne Bilder und Grafiken werden zur visuellen Aufbereitung teilweise mithilfe von KI erstellt.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Ist Copilot Chat dasselbe wie Microsoft 365 Copilot?
Kann Copilot Chat auf interne Dokumente zugreifen?
Nein, Copilot Chat stützt sich auf allgemeines Internetwissen. Zugriff auf eigene E-Mails, Dateien und Besprechungen ist Microsoft 365 Copilot vorbehalten.
Brauche ich für jeden Mitarbeiter eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz?
Nicht zwingend. Sinnvoll ist die Lizenz vor allem für Mitarbeiter, die regelmäßig mit eigenen Dokumenten, E-Mails oder Besprechungen arbeiten müssen. Für andere kann Copilot Chat ausreichen.
Was leisten die Agenten Researcher und Analyst?
Researcher erstellt quellenbelegte Berichte aus Web- und Unternehmensdaten für komplexe Rechercheaufgaben. Analyst wertet rohe Daten aus, unter anderem mit ausführbarem Python-Code, und eignet sich für Prognosen und Datenanalysen. Beide stehen nur mit Microsoft 365 Copilot zur Verfügung.
Werden meine Unternehmensdaten für das Training von Microsofts KI-Modellen genutzt?
Nein. Eingaben, Antworten und Daten aus dem Microsoft Graph werden laut Microsoft nicht zum Training der zugrunde liegenden Sprachmodelle verwendet.
Unterstützt LINETWORK auch bei der Einführung von Microsoft 365 Copilot?
Ja. LINETWORK begleitet Unternehmen von der Analyse bestehender Prozesse über die technische Einrichtung inklusive Berechtigungsprüfung bis hin zu rollenspezifischen Schulungen.
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