Dokumentenchaos mit Microsoft 365 beseitigen: So schaffen Sie eine zentrale Projektablage
Viele Unternehmen speichern ihre Dokumente heute auf Netzlaufwerken, lokalen Computern, in verschiedenen Ordnern oder sogar in E-Mails. Dadurch fehlen häufig eine klare Struktur, einheitliche Berechtigungen und eine zentrale Übersicht.
Mit Microsoft 365 können Sie eine zentrale Projektablage aufbauen, in der Projektdokumente und die dazugehörigen Projektinformationen zusammengeführt werden. SharePoint Online dient dabei als zentrale Dokumentenablage. Microsoft Lists bildet die Projektübersicht ab, Power Automate übernimmt wiederkehrende Aufgaben und Microsoft Teams kann als zentrale Arbeitsoberfläche genutzt werden.
Das Wichtigste in Kürze: So beseitigen Sie Dokumentenchaos mit Microsoft 365
- Alle Projektdokumente befinden sich an einer zentralen Stelle.
- Jedes Projekt bekommt eine klare und einheitliche Struktur.
- Berechtigungen können automatisch vergeben werden.
- Projektmitglieder finden schneller die richtige Projektablage.
- Dokumente können über Eigenschaften und Filter strukturiert werden.
- Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten.
- Projektleitung und Geschäftsführung erhalten eine Übersicht über alle Projekte.
- Eine strukturierte Ablage schafft eine wichtige Grundlage für Microsoft Copilot.
Dokumente auf Laufwerken, Computern und in E-Mails: Warum Unternehmen den Überblick verlieren
Viele Unternehmen arbeiten heute noch mit klassischen Netzlaufwerken. Dort gibt es beispielsweise einen Projektordner, unter dem verschiedene Kundenprojekte oder Projektnummern abgelegt werden.
Innerhalb dieser Projekte existieren dann unterschiedliche Ordnerstrukturen. Manche Mitarbeiter können darauf zugreifen, manche nicht. Einige dürfen Dokumente verändern oder löschen, andere wiederum nicht. Teilweise fehlen Berechtigungen und ein Mitarbeiter muss erst nachfragen, ob er Zugriff auf einen bestimmten Projektordner bekommen kann.
Dazu kommen weitere Fragen:
- Wem gehört das Projekt eigentlich?
- Wer leitet das Projekt?
- Welche Mitarbeiter arbeiten im Projekt mit?
- Welche Projektnummer gehört zu welchem Kunden?
- Wo liegen die aktuellen Dokumente?
- Welche Dokumente sind bereits erledigt?
- Welche Projektphase ist abgeschlossen?
- Wer darf Dokumente verändern oder löschen?
Oft muss man dafür in eine andere Datenbank, eine Excel-Liste oder ein weiteres System schauen. Die Informationen sind also nicht zentral an einer Stelle verfügbar.
Und wir wissen, wie häufig das passiert: Ein Projekt wird angelegt, aber eine Berechtigung wird vergessen. Ein Mitarbeiter kommt neu in das Projekt und kann nicht auf die Dokumente zugreifen. Oder jemand verlässt das Projekt und hat weiterhin Zugriff auf die Daten.
Ein Projektmitarbeiter bekommt dann beispielsweise die Aufgabe:
„Geh bitte in das Projekt 102 und lege dort das neue Dokument ab.“
Dann beginnt häufig schon die Suche:
- Wo war das Projekt noch einmal?
- Auf welchem Laufwerk liegt es?
- Wie heißt der Ordner?
- Habe ich überhaupt eine Berechtigung?
- Muss ich jemanden fragen, damit ich Zugriff bekomme?
- Welche Datei ist aktuell?
- Darf ich die Datei bearbeiten oder nur lesen?
Wenn die Mitarbeiter im Homeoffice, remote oder auf einer Baustelle unterwegs sind, wird das Ganze teilweise noch schwieriger. Eventuell wird eine VPN-Verbindung benötigt oder bestimmte Laufwerke sind von unterwegs nicht erreichbar.
Genau diese Themen möchten wir vorher abfangen und zentraler, agiler und dynamischer gestalten.
Was ist eine zentrale Dokumenten- und Projektablage?
Eine zentrale Dokumenten- und Projektablage ist eine gemeinsame Ablage, in der die Dokumente und Informationen zu einem Projekt zusammengeführt werden.
Dabei geht es nicht nur darum, Dokumente an einem anderen Ort abzulegen. Es geht darum, eine klare Struktur zu schaffen, Berechtigungen automatisch zu vergeben und Projektinformationen so aufzubereiten, dass Projektmitglieder, Projektleitungen und auch die Geschäftsführung schnell die Informationen finden, die sie benötigen.
Zu jedem Projekt können beispielsweise folgende Informationen gepflegt werden:
- eine eindeutige Projektnummer,
- ein Projektname,
- eine Projektbeschreibung,
- eine verantwortliche Projektleitung,
- der aktuelle Projektstatus,
- der Projekttyp,
- die Laufzeit,
- die zugeordneten Projektmitglieder,
- ein direkter Link zur Dokumentenablage.
Damit entsteht nicht nur eine Dokumentenablage, sondern eine digitale Projektakte. In dieser Projektakte werden die wichtigsten Projektinformationen und die dazugehörigen Dokumente zentral zusammengeführt.
Wie kann Microsoft 365 bei der strukturierten Dokumentenablage helfen?
Auf Basis von Microsoft 365 kann zunächst ein zentrales Projekt-Dashboard aufgebaut werden.
In diesem Projekt-Dashboard werden alle Projekte übersichtlich dargestellt. Projektmitglieder, Projektleitungen und auch die Geschäftsführung erhalten damit eine zentrale Übersicht über die für sie relevanten Projekte.
Ein Projektmitarbeiter kann im Dashboard direkt nach dem Projekt 102 suchen und von dort in die passende Dokumentenablage springen. Er muss also nicht mehr wissen, auf welchem Laufwerk und in welchem Unterordner sich das Projekt befindet.
Die Projektleitung oder Geschäftsführung kann wiederum eine eigene Ansicht erhalten. In dieser Ansicht werden zum Beispiel der Status und die wichtigsten Informationen über alle Projekte hinweg dargestellt.
So kann man erkennen:
- Befindet sich das Projekt noch in der Planung?
- Ist die Planungsphase bereits abgeschlossen?
- Wurde die Prüfungsphase erledigt?
- Wer ist für das Projekt verantwortlich?
- Welche Laufzeit hat das Projekt?
- Welchem Projekttyp ist das Projekt zugeordnet?
Das hat zunächst noch nicht direkt mit den einzelnen Dokumenten zu tun. Es schafft aber eine grundlegende Struktur für alle projektbezogenen Informationen.
Wenn anschließend ein neues Projekt angelegt wird, kann automatisch eine passende Projektablage erstellt werden. Die zuständigen Projektmitglieder erhalten Zugriff und die vorgesehene Ordnerstruktur oder Dokumentenstruktur wird direkt bereitgestellt.
SharePoint Online als zentrale Dokumentenablage
SharePoint Online dient in diesem Beispiel als zentrales Ablagesystem für die Projektdokumente.
Dort können für jedes Projekt eigene Dokumentenbibliotheken, Ordnerstrukturen, Eigenschaften und Ansichten erstellt werden. Die Dokumente liegen damit nicht mehr verteilt auf verschiedenen Computern oder Netzlaufwerken, sondern zentral in Microsoft 365.
Microsoft Lists für das Projekt-Dashboard
Microsoft Lists kann für das zentrale Projekt-Dashboard verwendet werden.
In der Liste werden die grundlegenden Informationen zu den Projekten gepflegt. Dazu gehören beispielsweise Projektnummer, Projektname, Status, Projektleitung und der Link zur jeweiligen Dokumentenablage.
Zusätzlich können unterschiedliche Ansichten erstellt werden. Projektmitglieder benötigen möglicherweise eine andere Ansicht als die Geschäftsführung.
Power Automate für die automatische Projekterstellung
Power Automate übernimmt die Automatisierung.
Wenn ein neues Projekt angelegt wird, können beispielsweise automatisch folgende Schritte ausgeführt werden:
- Eine neue Projektablage wird erstellt.
- Eine passende Ordnerstruktur wird angelegt.
- Benötigte Dokumentvorlagen werden kopiert.
- Projektmitglieder werden berechtigt.
- Der Link zur Dokumentenablage wird in das Projekt-Dashboard eingetragen.
Damit muss nicht bei jedem neuen Projekt wieder alles manuell aufgebaut werden.
Microsoft Teams als zentrale Arbeitsoberfläche
Microsoft Teams kann als zentrale Arbeitsoberfläche genutzt werden.
Das Projekt-Dashboard und die Projektablage lassen sich in Microsoft Teams einbinden. Mitarbeiter können dann direkt in Teams auf ihre Projekte und Dokumente zugreifen.
Alternativ kann weiterhin der Browser verwendet werden. Beides ist möglich.
Microsoft Copilot für die Suche nach Unternehmensinformationen
Wenn Microsoft Copilot eingesetzt wird und die entsprechenden Lizenzen vorhanden sind, kann Copilot bei der Suche nach internen Informationen unterstützen.
Eine strukturierte Ablage in SharePoint Online ist gleichzeitig eine gute Grundlage für den späteren Einsatz von KI im Unternehmen.
Wenn Dokumente zentral abgelegt, sinnvoll bezeichnet und mit zusätzlichen Informationen versehen sind, lassen sich diese Informationen wesentlich besser finden und verwenden.
Praxisbeispiel: Eine digitale Projektakte mit Microsoft 365 aufbauen
Schauen wir uns das Ganze an einem praktischen Beispiel an.
Wir haben ein Projekt-Dashboard, in dem zunächst alle Projekte angezeigt werden. Zu jedem Projekt sehen wir unter anderem:
- die Projektnummer,
- den Projektnamen,
- eine Beschreibung,
- die Projektleitung,
- den Projektstatus,
- den Projekttyp,
- den Ablageort der Dokumente.
Ein Projektmitglied bekommt beispielsweise die Aufgabe, mit dem Projekt 102 zu arbeiten. Es öffnet das Projekt-Dashboard, sucht das Projekt 102 und springt direkt in die zugehörige Dokumentenablage.
Eine einheitliche Projektstruktur automatisch erstellen
Wenn das Projekt erstellt wird, legt Power Automate automatisch eine eigene Projektablage an.
Diese Projektablage kann standardmäßig eine vordefinierte Ordnerstruktur enthalten. Welche Ordnerstruktur benötigt wird, wird vorher gemeinsam mit dem Kunden festgelegt.
Dabei schauen wir uns unter anderem folgende Fragen an:
- Welche Projekttypen gibt es?
- Welche Dokumente werden typischerweise abgelegt?
- Wie sind diese Dokumente heute strukturiert?
- Welche Dokumentvorlagen werden benötigt?
- Gibt es für unterschiedliche Projekttypen unterschiedliche Strukturen?
Für einen bestimmten Projekttyp kann anschließend automatisch die passende Ordnerstruktur erstellt werden. Auch benötigte Vorlagen können direkt in das neue Projekt kopiert werden.
Der Vorteil besteht darin, dass die Mitarbeiter die Struktur nicht bei jedem neuen Projekt selbst aufbauen müssen. Der einmal definierte Standard wird automatisch auf zukünftige Projekte angewendet.
Dokumente über Metadaten strukturieren
Nicht jeder Kunde benötigt eine tiefe Ordnerstruktur.
In SharePoint Online kann die Strukturierung auch über Metadaten erfolgen. Dabei erhalten Dokumente zusätzliche Eigenschaften.
Bei einer Zeichnung kann beispielsweise festgelegt werden, ob es sich um einen Grundriss oder eine statische Berechnung handelt.
Zusätzliche Informationen können zum Beispiel sein:
- Dokumententyp,
- Zeichnungstyp,
- Status,
- verantwortliche Person,
- Projektphase,
- Beschreibung.
Nehmen wir an, in einer Dokumentenbibliothek liegen 20 Zeichnungen. Einige davon sind Grundrisse und andere sind statische Berechnungen.
Über die entsprechende Eigenschaft kann die Ansicht gefiltert werden. Der Benutzer kann sich dann beispielsweise nur die Grundrisse oder nur die statischen Berechnungen anzeigen lassen.
Zusätzlich kann ein Status gepflegt werden. Ein Dokument kann sich beispielsweise in Bearbeitung befinden oder bereits erledigt sein.
Dadurch entsteht eine strukturierte Dokumentenablage, ohne dass dafür zwingend zwei oder drei Ordnerebenen aufgebaut werden müssen, bei denen später niemand mehr genau weiß, wo welche Datei liegt.
Gemeinsam an Dokumenten arbeiten
Ein weiterer wichtiger Vorteil ist das gemeinsame Arbeiten.
Wenn eine Datei in Microsoft 365 gespeichert ist, können mehrere Personen gleichzeitig an diesem Dokument arbeiten. Es ist nicht mehr so, dass eine Person das Dokument öffnet und alle anderen warten müssen, bis die Datei wieder geschlossen wird.
Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig Änderungen vornehmen, Kommentare ergänzen und gemeinsam an den Inhalten arbeiten. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Personen im gleichen Büro sitzen, in unterschiedlichen Büros arbeiten oder eine Person im Homeoffice ist.
Welche Voraussetzungen und Microsoft-365-Lizenzen werden benötigt?
Grundlage für diese Lösung ist eine passende Microsoft-365-Umgebung.
Welche Dienste und Lizenzen konkret benötigt werden, hängt davon ab, wie die Lösung aufgebaut werden soll.
Entscheidend sind beispielsweise folgende Fragen:
- Soll nur SharePoint Online verwendet werden?
- Soll die Projektablage zusätzlich in Microsoft Teams eingebunden werden?
- Welche Automatisierungen sollen mit Power Automate umgesetzt werden?
- Soll Microsoft Copilot auf die Unternehmensinformationen zugreifen können?
- Wie sollen externe Mitarbeiter oder Projektpartner eingebunden werden?
- Welche Anforderungen bestehen bei Berechtigungen und Datenschutz?
Microsoft Copilot benötigt eine entsprechende Lizenz. Auch bei Power Automate muss geprüft werden, welche Funktionen und Verbindungen innerhalb der vorhandenen Lizenz genutzt werden können.
Deshalb sollte die Lizenzsituation immer passend zum konkreten Anwendungsfall geprüft werden.
Welcher Aufwand und welche Kosten entstehen bei der Umsetzung?
Der Aufwand hängt stark davon ab, wie ein Unternehmen heute arbeitet und wie einheitlich die bestehenden Projektstrukturen bereits sind.
Wenn bereits klare Projekttypen, Ordnerstrukturen und Vorlagen vorhanden sind, können diese häufig als Grundlage verwendet werden.
Wenn jedes Projekt komplett anders aufgebaut ist, muss zunächst gemeinsam eine sinnvolle Standardstruktur entwickelt werden.
Wichtige Fragen bei der Aufwandsermittlung sind:
- Wie viele Projekttypen gibt es?
- Welche Informationen sollen im Projekt-Dashboard angezeigt werden?
- Welche Ordnerstrukturen werden benötigt?
- Welche Dokumentvorlagen sollen automatisch bereitgestellt werden?
- Wie komplex sind die Berechtigungen?
- Welche Prozesse sollen automatisiert werden?
- Müssen bestehende Dokumente übernommen werden?
- Soll Microsoft Teams eingebunden werden?
- Soll Microsoft Copilot berücksichtigt werden?
Eine technische Lösung allein beseitigt das Dokumentenchaos allerdings nicht automatisch. Wichtig ist, dass vorher gemeinsam festgelegt wird, welche Standards zukünftig gelten.
Auch das Thema Archivierung muss separat betrachtet werden. Nicht jede Dokumentenbibliothek ist automatisch ein Archiv. Wenn gesetzliche, vertragliche oder unternehmensinterne Anforderungen bestehen, müssen diese zusätzlich geprüft und bei der Lösung berücksichtigt werden.
Transparenzhinweis
Unsere Ratgeber basieren auf der fachlichen Expertise und Praxiserfahrung von LINETWORK sowie auf entsprechender Recherche. Die Inhalte werden redaktionell und fachlich geprüft und aus unserer Perspektive auf Microsoft 365 und digitale Prozesse erstellt. Einzelne Bilder und Grafiken werden zur visuellen Aufbereitung teilweise mithilfe von KI erstellt.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen OneDrive und SharePoint Online?
OneDrive ist in erster Linie auf die persönliche Dateiablage eines Benutzers ausgerichtet. SharePoint Online wird für zentrale und gemeinsam verwendete Unternehmensinformationen eingesetzt.
Gerade bei Projektdokumenten ist es wichtig, dass die Informationen nicht ausschließlich im persönlichen OneDrive eines Mitarbeiters liegen.
Wenn eine Person das Unternehmen verlässt oder längere Zeit nicht verfügbar ist, müssen die Projektdokumente weiterhin zentral auffindbar sein.
Benötigt jedes Projekt eine eigene Ordnerstruktur?
Nein. Dokumente können sowohl über Ordner als auch über Metadaten organisiert werden.
Je nach Anwendungsfall kann eine Kombination sinnvoll sein. Wichtig ist, dass die Struktur verständlich bleibt und die Mitarbeiter ihre Dokumente schnell wiederfinden.
Können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einem Dokument arbeiten?
Ja. Dokumente in Microsoft 365 können gemeinsam bearbeitet werden. Mehrere Personen können gleichzeitig in einer Datei arbeiten und Kommentare hinzufügen.
Kann jedes Projekt eine andere Struktur erhalten?
Ja. Unterschiedliche Projekttypen können unterschiedliche Ordnerstrukturen, Vorlagen und Eigenschaften erhalten.
Die passende Struktur kann bei der Erstellung eines neuen Projekts automatisch bereitgestellt werden.
Können Berechtigungen automatisch vergeben werden?
Die Projektmitglieder können bereits beim Anlegen des Projekts festgelegt werden. Über die Automatisierung kann anschließend gesteuert werden, dass die für das Projekt vorgesehenen Personen die benötigten Berechtigungen erhalten.
Kann die Lösung direkt in Microsoft Teams verwendet werden?
Ja. Das Projekt-Dashboard und die Projektablage können in Microsoft Teams eingebunden werden.
Alternativ kann die Lösung über den Browser genutzt werden. Beide Varianten sind möglich.
Ist eine SharePoint-Dokumentenbibliothek automatisch ein Archiv?
Nein. Das Thema Archivierung sollte separat betrachtet werden. Eine zusätzliche Dokumentenbibliothek allein ist noch keine vollständige Archivlösung.
Hilft eine strukturierte Ablage beim Einsatz von Microsoft Copilot?
Eine zentrale und verständlich strukturierte Ablage schafft eine wichtige Grundlage dafür, Unternehmensinformationen besser zu finden und mit Microsoft Copilot zu verwenden.
Mit LINETWORK eine zentrale Projektablage in Microsoft 365 umsetzen
Microsoft 365 stellt mit SharePoint Online, Microsoft Teams, Microsoft Lists und Power Automate die passenden Dienste für eine zentrale Projektablage bereit. Entscheidend ist aber, dass die Lösung auch zu den tatsächlichen Abläufen in Ihrem Unternehmen passt.
LINETWORK unterstützt Sie dabei, Ihre heutige Ablage zu betrachten und daraus eine sinnvolle Struktur für Ihre Projekte und Dokumente zu entwickeln. Gemeinsam klären wir unter anderem:
- Welche Projekttypen gibt es?
- Welche Dokumente werden in den Projekten benötigt?
- Wie sollen die Dokumente zukünftig strukturiert werden?
- Welche Informationen sollen im Projekt-Dashboard angezeigt werden?
- Wer benötigt Zugriff auf welches Projekt?
- Welche Ordner, Vorlagen und Berechtigungen können automatisch bereitgestellt werden?
- Wie können SharePoint Online, Microsoft Teams und Power Automate sinnvoll miteinander verbunden werden?
Dabei soll nicht einfach nur ein Netzlaufwerk durch SharePoint Online ersetzt werden. Ziel ist eine zentrale Projektablage, die zu Ihren Prozessen passt, von den Mitarbeitern verstanden wird und im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt werden kann.
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Leistungsseite zur Microsoft-365-Projektablage.
Lassen Sie Ihre bestehende Dokumentenablage kostenlos prüfen
Ihre Projektdokumente liegen auf Netzlaufwerken, lokalen Computern, in unterschiedlichen Ordnern oder in E-Mails? In einem kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihre aktuelle Situation an und prüfen gemeinsam, ob eine zentrale Projektablage auf Basis von Microsoft 365 für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
Auf Wunsch zeigen wir Ihnen zusätzlich eine persönliche Demo.
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