Microsoft 365 Projektmanagement: SharePoint oder Teams – Was ist der Unterschied?
Warum diese Frage im Alltag so häufig auftaucht
Für viele Mitarbeiter sieht es zunächst so aus, als sei Microsoft Teams ein eigenständiges Werkzeug mit eigenem Speicher. Sobald in einem Team eine Datei hochgeladen wird, taucht sie im Reiter „Dateien“ auf – ohne dass sichtbar wird, wo sie technisch tatsächlich liegt.
Genau diese Unsichtbarkeit ist die eigentliche Ursache der Verwirrung. Teams und SharePoint sind so eng verzahnt, dass die Abgrenzung im Alltag kaum auffällt – bis eine Frage zu Berechtigungen, Governance oder Struktur genau diese Abgrenzung erfordert.
Typische Situationen, in denen die Abgrenzung unklar wird
- Eine Datei aus Teams soll extern geteilt werden, die Berechtigungen sind aber unklar.
- Ein Team wird gelöscht, und es ist nicht klar, was mit den Dateien passiert.
- Mehrere Teams legen ähnliche Inhalte parallel und unstrukturiert ab.
- Es soll ein zentraler Wissensbereich entstehen, der nicht an ein einzelnes Team gebunden ist.
Was ist Microsoft Teams?
Microsoft Teams ist die zentrale Oberfläche für Kommunikation und Zusammenarbeit – innerhalb von Abteilungen, in Projekten und mit externen Partnern. Im Kern bündelt Teams folgende Funktionen:
- Chat für die direkte Kommunikation
- Teams-Kanäle für die Zusammenarbeit in Gruppen
- Anrufe, auch als Softphone mit Festnetznummer
- Apps und Erweiterungen
- Copilot Chat für die KI-gestützte Unterstützung
Teams selbst speichert dabei keine Dateien. Jedes Mal, wenn ein neues Team angelegt wird, erstellt Microsoft 365 im Hintergrund automatisch eine passende SharePoint-Online-Seite mit demselben Namen.
Unser Fazit
SharePoint und Teams stehen nicht in Konkurrenz zueinander. Teams ist die tägliche Arbeitsoberfläche für Kommunikation und Zusammenarbeit, SharePoint Online ist das dahinterliegende Dokumentenmanagementsystem, das Struktur, Berechtigungen und Speicher bereitstellt. Wer diesen Zusammenhang versteht, kann Teams und SharePoint-Seiten von Anfang an sauber strukturieren, statt Informationen im Nachhinein zu ordnen.
FAQs
Ist SharePoint dasselbe wie Microsoft Teams?
Nein. Teams ist die Oberfläche für Kommunikation und Zusammenarbeit, SharePoint Online ist im Hintergrund der zentrale Speicher und das Dokumentenmanagementsystem dazu.
Speichert Microsoft Teams eigene Dateien?
Nein. Dateien, die in Teams hochgeladen werden, liegen technisch auf der automatisch erstellten SharePoint-Seite des jeweiligen Teams.
Brauche ich SharePoint, wenn ich nur Teams nutze?
Ja, indirekt. Jedes Team erhält automatisch eine SharePoint-Seite – SharePoint ist also auch bei reiner Teams-Nutzung bereits im Einsatz.
Kann ich eine SharePoint-Seite auch ohne ein Team anlegen?
Ja. SharePoint-Seiten lassen sich auch unabhängig von Teams einrichten, etwa für ein unternehmensweites Intranet oder einen zentralen Wissensbereich.
Was passiert mit den Dateien, wenn ein Team gelöscht wird?
Mit dem Team wird in der Regel auch die zugehörige SharePoint-Seite gelöscht. Wichtige Inhalte sollten vor der Löschung gesichert oder rechtzeitig in eine andere Struktur verschoben werden.
Sie haben Fragen zum SharePoint Intranet?
Wir bei Linetwork sind Experten für den Aufbau von digitalen Prozessen auf Basis von Microsoft 365, SharePoint Online und Microsoft Teams. Wir erstellen moderne Intranet-Lösungen, die Informationen bündeln, Prozesse automatisieren und die Zusammenarbeit fördern – für Unternehmen, Hochschulen und Verlage.
Bei Fragen oder Unklarheiten zum SharePoint Intranet oder weiteren Microsoft 365 Diensten können Sie uns gerne jederzeit kontaktieren.
