Was kostet die Digitalisierung eines Prozesses mit Microsoft 365? Preise, Beispiele und Praxiswissen
Um Ihnen einen realistischen Eindruck davon zu vermitteln, was die Erstellung eines digitalen Prozesses kostet, beschränken wir uns in diesem Ratgeber auf digitale Prozesse, die auf Basis von Microsoft 365 erstellt werden. Außerdem erläutern wir den Unterschied zwischen einem Prozess, der bereits mehrfach implementiert wurde und lediglich angepasst werden muss, und einem Prozess, der vollständig neu für Ihr Unternehmen entwickelt wird.
Zunächst fassen wir die wichtigsten Kriterien zusammen. Anschließend gehen wir auf die einzelnen Faktoren im Detail ein und zeigen anhand konkreter Beispiele, wie typische interne Geschäftsprozesse in Unternehmen aufgebaut sind. Die vorgestellten Lösungen basieren auf Projekten, die wir bereits mehrfach erfolgreich für unsere Kunden umgesetzt haben.
Das Wichtigste in Kürze: Kosten digitaler Prozesse mit Microsoft 365
Ein Prozess besteht im Wesentlichen aus den folgenden drei Komponenten, die auch als EVA-Prinzip bezeichnet werden:
- Eingabe
- Verarbeitung
- Ausgabe
Bei der Digitalisierung und Automatisierung eines Prozesses werden diese drei Komponenten detailliert betrachtet. Dabei wird festgestellt, woher die Daten für den Prozess kommen, wie die aktuelle Verarbeitung erfolgt und wie der Output beziehungsweise die Ausgabe aussieht.
In diesem Ratgeber gehen wir auf die wichtigsten Merkmale ein, die den Preis eines digitalen Services auf Basis von Microsoft 365 bestimmen.
Ein digitaler Prozess für ein Unternehmen auf Basis von Microsoft 365 kann zwischen 3.000 € und 50.000 € kosten. Was beispielsweise eine Projektablage oder ein Ticketsystem kostet und wie sich die einzelnen Aufwände zusammensetzen, zeigen wir in diesem Ratgeber im Detail. Dieses Wissen können Sie nutzen, um auch für andere digitale Prozesse in Ihrem Unternehmen eine realistische Einschätzung zu erhalten. Die Preise und ihre Zusammensetzung basieren auf Beispielen und unseren persönlichen Erfahrungen aus Kundenprojekten.
Die wichtigsten Faktoren für die Preisermittlung sind:
- Anforderungen
- Handelt es sich um eine Lösung aus dem bestehenden Portfolio des Anbieters oder um eine neue, individuelle Lösung?
- Umfang der Konzeption
- Umfang des Prototyps
- Microsoft-365-Know-how des Unternehmens
- Vorhandene Lizenzen
- Microsoft-365-Grundkonfiguration und verwendete Dienste
- Anzahl der Nutzer und Fachabteilungen, also die Größe des Unternehmens
Gehen wir nun die einzelnen Punkte durch und schauen uns konkret an, wie eine Lösung in der Praxis aussehen kann.
Welche Faktoren beeinflussen die Kosten eines digitalen Prozesses?
Bei der Anforderungsaufnahme geht es darum, diese drei Komponenten mit konkreten Zielen zu versehen:
- Als ersten ist immer zu klären, welchen Nutzen soll der digitale Prozess bieten?
- Wie werden Informationen künftig für den Prozess eingegeben? Hier kann es sein, dass bereits eine Automatisierung infrage kommt, die Daten automatisch aus einer Quelle ausliest.
- Wie sollen die Daten verarbeitet werden und mit welchen Technologien?
- Wie sieht ein Report aus? Was wünscht sich das Unternehmen und welche Ausgabe hilft am meisten? Zum Beispiel per E-Mail, als Dashboard, als PDF-Report oder als sortierbare und filterbare Liste.
Wenn diese Bausteine besprochen wurden, lässt sich der ungefähre Aufwand bereits gut einschätzen.
Dieses Vorgehen ist bei uns typisch für ein Erstgespräch, damit wir uns einen ersten Eindruck verschaffen können:
- Ist es machbar?
- Was ist nicht möglich?
- Was können wir gegebenenfalls anders lösen?
- Gibt es bereits eine bestehende Lösung?
- Wie sieht die erste Aufwandsschätzung für die Umsetzung aus?
Bei unseren Projekten sind unseren Kunden vor allem folgende Anforderungen wichtig:
- Vereinfachung
- Nutzung bestehender Dienste wie Microsoft 365
- Zeitersparnis
- Bessere Transparenz
- Neue, innovative Wege
Schauen wir uns nun weitere wichtige Eigenschaften an, die bei der Investition in eine digitale Lösung berücksichtigt werden sollten.
Welche Probleme und Herausforderungen soll der digitale Prozess lösen? Und was hat ein Prototyp damit zu tun?
Dies ist ein besonders wichtiger Punkt.
Wenn man versucht, einen Prozess zu digitalisieren, der aktuell vielleicht manuell durchgeführt wird, dessen Abläufe aber grundsätzlich nicht gut strukturiert sind, wird auch der digitale Prozess meist zu komplex und unübersichtlich.
Deshalb stellen wir uns gemeinsam mit unseren Kunden immer die Frage: Was ist das Ziel?
Warum soll dieser Prozess digitalisiert werden? Welche Herausforderungen soll er lösen?
Grundsätzlich ist es eine gute Idee, einen Prozess digitaler zu gestalten. Gleichzeitig sollten in diesem Zuge direkt die wichtigsten Fragen geklärt werden: Welche Probleme oder Wünsche soll der Prozess lösen? Auf dieser Grundlage kann anschließend die passende Lösung entwickelt werden.
Durch dieses Vorgehen entsteht nicht nur ein digitaler, sondern auch ein besserer Prozess als zuvor. Dadurch lohnt sich die Investition umso mehr, da Kosten gespart werden können, die aktuell durch Mehrarbeit, Fehler und ähnliche Faktoren entstehen.
Was bedeutet das konkret?
Bevor ein Prozess digitalisiert wird, sollte ein Prototyp entstehen, der die wichtigsten Faktoren und Wünsche beinhaltet und damit die Grundlage für den produktiven Prozess darstellt.
Ein Prototyp ist meist schnell erstellt. Sie können ihn direkt testen und prüfen, ob die zukünftige Lösung zu Ihnen passt.
Warum ein Prototyp vor der eigentlichen Umsetzung sinnvoll ist
- Die wichtigsten Funktionen kennenlernen: Eingabe, Verarbeitung und Ausgabe
- Schnelle Implementierung, um ein Gefühl für die Lösung und ihre Bedienung zu erhalten
- Geringere Investition, als direkt die komplette Lösung erstellen zu lassen
- Schnelle Abstimmung von Anpassungen, um späteren Mehraufwand zu vermeiden gedacht sind.
Welche Funktionen enthält ein Prototyp?
- Eingabe, zum Beispiel Formulare oder API-Abrufe mit Testdaten
- Verarbeitung, beispielsweise ein bis zwei Automatisierungen für die wichtigsten Komponenten
- Ausgabe, beispielsweise ein bis zwei Reports, die als Ausgabeformat dienen
Kosten für einen Prototypen
Prototyp aus dem LINETWORK-Portfolio, zum Beispiel Rechnungseingang
Wenn es sich um einen Prototypen handelt, der sich bereits in unserem Portfolio befindet, etwa für Rechnungseingang, Ticketsystem oder Projektablage, liegt die Investition für den Prototypen meist bei circa 3.000 €.
Neuer digitaler Prozess
Handelt es sich um einen Prototypen, der anhand der Anforderungen des Kunden neu entwickelt wird, liegt die Investition meist bei circa 5.000 € bis 6.000 €.
Je komplexer der Prozess, desto höher ist natürlich die Investition in einen Prototypen.
Dieser Prototyp ist aus unserer Sicht eine sehr gute Vorlage, um daraus einen produktiven Prozess zu entwickeln. Die wichtigsten Aspekte wie Eingabe, Verarbeitung und Ausgabe sind bereits bekannt. Diese müssen anschließend an die speziellen Anforderungen und Automatisierungen angepasst, getestet und produktiv gesetzt werden.
Wie läuft die Einführung eines digitalen Prozesses bei LINETWORK ab?
Nehmen wir einen Prozess aus unserem Portfolio und spielen anhand dieses Prozesses die Investition durch.
Zur Veranschaulichung nutzen wir die Lösung Projektablage auf Basis von Microsoft 365 sowie das Serviceportal, das als Ticketsystem, Störungsmanagement oder Anfragemanagementsystem genutzt werden kann.
Hier finden Sie die beiden Beispiellösungen von LINETWORK:
- Projektablage: Microsoft 365 Projektablage & Projektmanagement – LINETWORK
- Serviceportal: Microsoft 365 Serviceportal – LINETWORK
Beispielhafte Kostenrechnung: Projektablage aus unserem Portfolio
Angenommen, Sie interessieren sich für die Projektablage für Ihr Unternehmen, damit Sie Projekte und zugehörige Informationen in SharePoint Online oder Microsoft Teams verwalten können. Dann melden Sie sich über unser Kontaktformular bei uns. Gemeinsam vereinbaren wir ein Microsoft-Teams-Meeting, in dem wir uns kurz kennenlernen und Ihren Wunsch sowie Ihre Anforderungen verstehen möchten.
Wenn wir uns in diesem Termin gut verstehen und Sie eine Preisinformation von uns wünschen, wird diese anhand der folgenden Kriterien berechnet:
- Kurze Anforderungsaufnahme: Diese erfolgt meist im Erstgespräch und ist für Sie kostenfrei.
- Erste Detailaufnahme: Für die detaillierte Aufnahme Ihrer Anforderungen benötigen wir meist circa zwei Stunden.
- Prototyp: Für den Prototypen, der in Ihrer Microsoft-365-Umgebung erstellt wird, berechnen wir circa 3.000 €.
- Microsoft-365-Einstellungen: Für die Nutzung des Prototyps werden Einstellungen in Microsoft 365 vorgenommen. Dabei prüfen wir notwendige Lizenzen, Sicherheitseinstellungen und weitere Voraussetzungen. Falls etwas fehlt, stimmen wir dies mit Ihnen ab.
- Bereitstellung: Anschließend wird der Prototyp bereitgestellt und einem ausgewählten Nutzerkreis vorgestellt, der im Projekt mitarbeitet.
- Testphase: Danach beginnt die Testphase, in der Sie den Prototypen kennenlernen und erproben.
- Anpassungen: Nach der Testphase folgen meist ein bis zwei Gespräche, um Anpassungen sowie gegebenenfalls neue Anforderungen und Ideen zu besprechen, die aus der Arbeit mit dem Prototypen entstanden sind.
- Produktivsystem: Danach wird das Produktivsystem entwickelt. Die Kosten liegen hierfür meist bei circa 6.000 €.
- Gesamtinvestition: Eine Projektablage auf Basis von Microsoft 365 kostet somit circa 9.000 €.
Beispielhafte Aufwände und Kostenübersicht
| Lösung | Prototyp | Produktivsystem | Gesamt |
| Projektablage | 3.000 € | 6.000 € | 9.000 € |
| Rechnungseingang | 1.500 € | 3.000 € | 4.500 € |
| Serviceportal | 3.000 € | 6.000 € | 9.000 € |
| Individuelle Lösung | 5.000–6.000 € | 10.000–50.000 € | individuell |
Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie eine Implementierung entsteht und wie sich die Kosten aufteilen. Je umfangreicher und individueller eine Lösung wird, desto mehr Arbeit und Ressourcen werden benötigt.
Eingabe, Verarbeitung und Ausgabe: Das EVA-Prinzip in der Praxis
Wenn wir bei digitalen Services wie Rechnungseingang, Ticketsystem oder Projektablage auf Basis von Microsoft 365 bleiben, kann ein Service beispielsweise wie folgt aussehen.
Gehen wir erneut auf die drei Komponenten Eingabe, Verarbeitung und Ausgabe ein.
Eingabe
Woher kommen die Daten für den Prozess?
Bei einer Projektablage möchten wir beispielsweise ein neues Projekt anlegen. Dafür werden zunächst Informationen wie Titel, Beschreibung, Budget, Starttermin, Laufzeit, beteiligte Mitarbeitende und Projektleitung benötigt.
Um diese Informationen zu sammeln, wird ein digitales Formular in Microsoft Teams, SharePoint Online oder Microsoft Forms bereitgestellt. Dort werden alle Informationen abgefragt, die für die Projektablage notwendig sind. Wichtige Felder werden als Pflichtfelder markiert, damit nichts vergessen wird.
Auswahlfelder helfen dabei zu entscheiden, ob beispielsweise ein digitales Postfach, eine bestimmte Ordnerstruktur oder Aufgabenlisten für das Projekt automatisch erstellt werden sollen.
Verarbeitung
Sobald das Formular abgesendet wird, werden die eingetragenen Informationen in einer Projektliste beziehungsweise einem Projektdashboard gespeichert.
Alle notwendigen Ressourcen werden automatisch mit Power Automate, Azure Functions oder anderen Automatisierungstechnologien aus der Microsoft-Produktlinie erstellt.
Meist verwenden wir je nach Einsatzzweck eine Kombination verschiedener Dienste.
Der Status wird in der Projektliste vermerkt, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, in welchem Schritt sich die Automatisierung gerade befindet.
Ausgabe
Angenommen, wir haben bei der Anforderungsaufnahme beschlossen, dass für jedes Projekt eine eigene Projektstruktur entsteht und die Kunden eine eigene Projekt-E-Mail-Adresse erhalten sollen. Außerdem sollen Projektmitglieder anhand einer festgelegten Ordnerstruktur Projektinformationen ablegen können. Zusätzlich soll ein Aufgabenmanagement enthalten sein, um Aufgaben innerhalb des Teams zu verteilen und als Projektleitung zu verwalten.
Anhand dieser Kriterien werden eine eigene SharePoint-Online-Seite und ein Microsoft-Teams-Team erstellt – jeweils mit eigenem Postfach sowie einem Aufgabenmanagement im Projektteam.
Die Projektmitglieder werden automatisch in das Team eingeladen. Die Projektleitung erhält zudem die sogenannte Rolle „Besitzer“. Diese ermöglicht es ihr, eigenständig neue Mitglieder aufzunehmen.
Ein Beispiel dazu finden Sie hier:
https://www.youtube.com/watch?v=m8v7GXwbIP0
Ein weiteres Beispiel, bei dem Informationen automatisch aus einem E-Mail-Postfach ausgelesen werden, finden Sie hier:
Welche Microsoft-365-Dienste werden eingesetzt?
Schauen wir uns die wichtigsten Microsoft-365-Dienste an, die in fast jedem Projekt eine Rolle spielen. Wenn Sie bereits Microsoft-365-Lizenzen für Ihre Mitarbeitenden haben und Microsoft Teams verwenden, verfügen Sie häufig schon über die notwendigen Lizenzen, um diese Dienste nutzen zu können.
Microsoft Entra
Microsoft Entra ist Ihre Identitätsplattform in Microsoft 365, die Ihnen automatisch in Ihrem Tenant zur Verfügung steht.
Dieser Dienst wird häufig nicht ausreichend betrachtet, ist aber einer der wichtigsten Bestandteile von Microsoft 365. Hier steuern wir, wer, wann und von wo auf Microsoft-365-Dienste zugreifen kann und welche Anmeldemethoden im Unternehmen erlaubt sind. Wir empfehlen, die Sicherheitseinstellungen des Unternehmens zu prüfen. Dies ist auch einer der ersten Punkte, die wir bei der Analyse Ihres Tenants betrachten.
SharePoint Online
SharePoint Online ist das Dokumentenmanagementsystem von Microsoft. Hier werden alle Ressourcen, die Sie in einem Projekt verwenden, zentral abgelegt. Weitere Informationen finden Sie hier: SharePoint oder Microsoft Teams als Dokumentenablage? – LINETWORK
Microsoft Teams
Microsoft Teams ist neben SharePoint-Online-Seiten das Frontend für Ihre Nutzer.
Über Microsoft Teams können Sie digitale Services in Microsoft 365 nutzen, Gruppenchats führen, Meetings durchführen, Anrufe ins Festnetz tätigen und Ihr Unternehmen anhand von Teams strukturieren.
Projekte können ebenfalls über Teams strukturiert werden.
Exchange Online
Exchange Online ist das E-Mail-System in Microsoft 365.
Hier werden die E-Mail-Postfächer Ihres Unternehmens verwaltet, sofern diese in Exchange Online liegen. Auch Informationen aus Microsoft-Teams-Chats werden beispielsweise dort gespeichert.
Wenn Sie Postfächer für Ihre Projekte erstellen möchten, werden diese ebenfalls hier angelegt. Diese werden dann als „Shared Mailbox“ bezeichnet.
Power Platform
Die Microsoft Power Platform ist die zentrale Plattform für Automatisierungen und moderne Apps in Microsoft 365. In dieser Plattform erstellen wir beispielsweise sogenannte Flows, also Automatisierungen für digitale Abläufe.
Das können kleine Automatisierungen sein, wie etwa: „Wenn ein Projekt erstellt wird, informiere bitte Person XY.“ Es können aber auch vollständige Projektstrukturen automatisch angelegt, Kunden über den Projektstart informiert und die wichtigsten Zugriffe für die digitale Zusammenarbeit im Projekt versendet werden.
Microsoft Copilot verwendet beispielsweise die Power Platform für die Ablage von Agents, die Steuerung von Zugriffen auf Agents und die Verwaltung von Credits.
Microsoft 365 Copilot
Microsoft 365 Copilot ist ein KI-gestützter Assistent für Ihr Unternehmen. Mit ihm können Sie chatten, um Informationen im Internet oder in Ihrer Microsoft-365-Umgebung zu finden. Darüber hinaus unterstützt Sie dieser KI-Assistent bei der Arbeit mit Microsoft-Tools wie Word, Outlook, Excel, PowerPoint, OneNote, Power Apps und weiteren Anwendungen.
Wichtig: Bei der Nutzung von KI sollte immer geprüft werden, ob die bereitgestellten Informationen korrekt sind.
Microsoft Copilot Agents
Agents sind eigenständige virtuelle Assistenten, die Aufgaben und To-dos für Sie ausführen.
Dies ist eine Technologie, die aus unserer Sicht viele Prozesse in Unternehmen verändern wird. Viele Unternehmen arbeiten aktuell an solchen Lösungen, die wir mit unserem Wissen unterstützen.
Beispielsweise haben wir bei LINETWORK einen Rechnungseingang mit einem Agent umgesetzt. Dieser prüft eingehende Rechnungen, verarbeitet die darin enthaltenen Informationen, stellt sie bereit und kategorisiert sie anhand unserer Kriterien. Dabei erkennt er Muster und kann eigenständig auf Veränderungen reagieren.
Wichtig: Auch wenn wir Agents als Unterstützung nutzen, prüfen wir am Ende, ob alles korrekt ist. Die zeitaufwendige Vorarbeit wird jedoch durch den Agent übernommen.
Voraussetzungen und Lizenzen für digitale Prozesse
Für die Nutzung digitaler Prozesse auf Basis von Microsoft 365 benötigen Sie die passenden Lizenzen in Ihrem Microsoft-365-Tenant.
Bei der Prozessberatung ist dies ein wichtiger Schritt, um zu prüfen, ob die erforderlichen Lizenzen vorhanden sind. Bei uns geschieht dies beispielsweise bereits in der ersten Anforderungsaufnahme. So können wir notwendige Lizenzen direkt prüfen und eine Empfehlung abgeben, falls zusätzliche Lizenzen durch den Kunden beschafft werden müssen.
In der Praxis sind bei unseren Kunden die notwendigen Lizenzen häufig bereits im Tenant enthalten, da Mitarbeitende bereits über passende Microsoft-365-Lizenzen verfügen.
Eine Übersicht über die verschiedenen Microsoft-365-Lizenzen finden Sie auf der Microsoft-Webseite.
Transparenzhinweis
Unsere Ratgeber basieren auf der fachlichen Expertise und Praxiserfahrung von LINETWORK sowie auf entsprechender Recherche. Die Inhalte werden redaktionell und fachlich geprüft und aus unserer Perspektive auf Microsoft 365 und digitale Prozesse erstellt. Einzelne Bilder und Grafiken werden zur visuellen Aufbereitung teilweise mithilfe von KI erstellt.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Was kostet die Digitalisierung eines Prozesses mit Microsoft 365?
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Warum empfehlen Sie einen Prototypen vor der eigentlichen Umsetzung?
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