Das Wichtigste in Kürze:
OneDrive und SharePoint Online sind keine konkurrierenden Systeme, sondern zwei unterschiedliche Speicherorte mit klar getrennten Aufgaben: OneDrive gehört dem einzelnen Benutzer, SharePoint gehört dem Unternehmen.
- OneDrive: persönlicher Speicher für eigene Dateien und Entwürfe, nur für den jeweiligen Benutzer sichtbar.
- SharePoint Online: zentraler Speicher für Abteilungen, Projekte und Unternehmenswissen.
- Eigentümerfrage: OneDrive-Dateien hängen am Benutzerkonto, SharePoint-Dateien gehören dem Unternehmen.
- Speicherplatz: OneDrive standardmäßig 1 TB je Benutzer, SharePoint 1 TB je Tenant zzgl. 10 GB je Lizenz.
- Faustregel: Was nur mich betrifft, gehört in OneDrive. Was das Team oder Unternehmen betrifft, gehört in SharePoint.
Warum diese Frage im Alltag so häufig auftaucht
OneDrive und SharePoint Online sehen für den Benutzer auf den ersten Blick sehr ähnlich aus: dieselbe Oberfläche, dieselbe Ordnerstruktur, derselbe Sync-Client auf dem Rechner. Der Unterschied liegt nicht in der Bedienung, sondern darin, wem der jeweilige Speicherort gehört und wer Zugriff hat.
Genau diese Ähnlichkeit in der Bedienung verschleiert den eigentlichen Unterschied. Erst wenn eine Datei geteilt, ein Zugriff entzogen oder ein Benutzer aus dem Unternehmen entfernt werden soll, wird der Unterschied zwischen persönlichem und zentralem Speicher praktisch relevant.
Typische Situationen, in denen die Abgrenzung unklar wird
- Eine wichtige Vorlage liegt nur in OneDrive einer einzelnen Person, statt zentral zugänglich zu sein.
- Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen, und niemand weiß, was in dessen OneDrive lag.
- Dateien werden parallel in OneDrive und SharePoint abgelegt, ohne klare Regel.
- Eine Freigabe für Externe wird über den persönlichen statt den zentralen Speicher eingerichtet.
Was ist OneDrive?
OneDrive ist der persönliche Onlinespeicher in Microsoft 365, den jeder Benutzer mit einer entsprechenden Lizenz automatisch erhält. Standardmäßig stehen dabei 1 TB Speicherplatz zur Verfügung; je nach Plan und Anzahl lizenzierter Benutzer lässt sich dieser Speicher über die Administration auf bis zu 5 TB erweitern.
In OneDrive legt jeder Benutzer eigene, persönliche Dateien ab, auf die zunächst nur er selbst Zugriff hat. Eine Freigabe für andere ist möglich, muss aber aktiv vom Besitzer eingerichtet werden. OneDrive ist damit der persönliche Speicher im Unternehmen – vergleichbar mit einem eigenen Aktenschrank, nicht mit dem gemeinsamen Archiv.
| Kriterium | OneDrive | SharePoint Online |
| Zweck | Persönlicher Speicher für eigene Dateien | Zentraler Speicher für das gesamte Unternehmen |
| Eigentümer der Dateien | Der einzelne Benutzer | Das Unternehmen (Team bzw. Abteilung) |
| Speicherplatz | Standardmäßig 1 TB je Benutzer, erweiterbar bis 5 TB | 1 TB je Tenant zzgl. rund 10 GB je Lizenz |
| Zugriff für andere | Nur nach gezielter Freigabe durch den Besitzer | Standardmäßig für berechtigte Team- bzw. Abteilungsmitglieder |
| Versionierung und Struktur | Einfache Versionierung, kaum Struktur oder Metadaten | Umfangreiche Versionierung, Klassifizierung, differenzierte Berechtigungen |
| Typischer Einsatz | Entwürfe, persönliche Notizen, unfertige Dateien | Abteilungsdaten, Projekte, Richtlinien, Unternehmenswissen |
Wer „besitzt“ die Dateien? Der oft übersehene Unterschied
Der wichtigste, aber am häufigsten übersehene Unterschied betrifft die Frage, wem eine Datei eigentlich gehört. OneDrive-Dateien sind fest an das jeweilige Benutzerkonto gebunden. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen und wird sein Konto deaktiviert, wird auch der Zugriff auf sein OneDrive eingeschränkt beziehungsweise nach einer gewissen Frist entfernt – unabhängig davon, ob dort noch geschäftlich relevante Dateien liegen.
SharePoint-Dateien gehören dagegen der Organisation beziehungsweise dem jeweiligen Team. Sie bleiben unabhängig von einzelnen Benutzerkonten bestehen, auch wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder die Abteilung wechseln. Wichtige, geschäftlich relevante Dateien sollten deshalb grundsätzlich nicht dauerhaft nur in einem persönlichen OneDrive liegen.
Fazit
OneDrive und SharePoint Online schließen sich nicht aus, sondern übernehmen unterschiedliche Aufgaben im selben System. OneDrive eignet sich für persönliche Dateien und Entwürfe, SharePoint Online für alles, was mehrere Personen betrifft oder dauerhaft im Unternehmen verfügbar bleiben soll. Wer diese Trennung von Anfang an konsequent einhält, vermeidet verlorene Dateien beim Personalwechsel und unnötige Doppelablagen im Alltag.
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FAQ – Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen OneDrive und SharePoint?
Wann nutze ich OneDrive statt SharePoint?
Für eigene Entwürfe, persönliche Notizen oder Dateien, die noch nicht für andere gedacht sind.
Was passiert mit OneDrive-Dateien, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
Der Zugriff auf das OneDrive wird mit der Kontodeaktivierung eingeschränkt beziehungsweise nach einer Frist entfernt. Wichtige Dateien sollten deshalb vorher gesichert oder in SharePoint übernommen werden.
Kann ich Dateien aus OneDrive mit anderen teilen?
Ja, OneDrive-Dateien lassen sich gezielt für einzelne Personen oder Gruppen freigeben. Für dauerhafte Zusammenarbeit im Team ist SharePoint Online trotzdem die passendere Lösung.
Wie viel Speicherplatz stehen OneDrive und SharePoint zur Verfügung?
OneDrive bietet standardmäßig 1 TB je Benutzer, erweiterbar auf bis zu 5 TB. SharePoint Online stellt 1 TB je Tenant zzgl. rund 10 GB je lizenziertem Benutzer bereit.
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