SharePoint Intranet erstellen: Der ultimative Leitfaden mit Expertentipps 

Welche Vorteile hat ein Microsoft Office 365 Intranet?

Ein Office 365 Intranet auf Basis von SharePoint bietet Ihnen die folgenden Vorteile:

• Zentrale Informationsquelle
  Alle wichtigen Inhalte – von News über Richtlinien bis zu Vorlagen – sind an einem Ort verfügbar. Keine verstreuten Dateien, keine unnötige Suche.
• Einfache Bedienung ohne Programmierkenntnisse
  Mitarbeiter können Inhalte selbst erstellen und pflegen. Das steigert die Akzeptanz und reduziert die Abhängigkeit von IT oder Marketing.
• Integration in den digitalen Arbeitsplatz
  Durch die Verbindung mit Microsoft Teams, Viva Connections und der Power Platform wird das Intranet Teil der täglichen Arbeit – nicht ein isoliertes Tool.
• Effizienzsteigerung und Zeitersparnis
  Schnelle Informationsfindung, automatisierte Prozesse und Self-Service-Portale sparen Zeit und reduzieren manuelle Arbeit.
• Transparenz und Zusammenarbeit
  Abteilungsübergreifende Kommunikation und gemeinsame Nutzung von Dokumenten.
• Sicherheit und Compliance
  Mit Azure AD, rollenbasierten Berechtigungen und DSGVO-konformer Datenhaltung erfüllt die Microsoft 365 Plattform höchste Sicherheitsstandards.
• Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit
  Ob kleines Unternehmen oder große Hochschule – die Lösung wächst mit Ihren Anforderungen und bleibt durch Cloud-Technologie immer aktuell.

Das moderne SharePoint Intranet kann einfach bedient werden und damit auch von Mitarbeitern ohne Programmierkenntnisse gepflegt und erweitert werden. Somit kann es im Arbeitsalltag effizient genutzt und jederzeit an aktuelle Bedürfnisse angepasst werden.

Prozesse können dank der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit im Intranet transparent und dynamisch bearbeitet werden. Das spart Zeit und Ressourcen.

Das Intranet kann sowohl über den Browser als auch über Microsoft Teams verwendet werden. Eine Integration von weiteren Microsoft 365 Diensten ist möglich – womit das SharePoint Intranet besonders nutzerfreundlich ist.

Alte Intranet Systeme sind hingegen häufig schwer zu verwalten und können nur von Mitarbeitern der IT- oder Marketing-Abteilung gepflegt werden. Sie können zudem nicht in moderne Tools wie Microsoft 365 integriert werden und bieten damit kaum Mehrwert für die Mitarbeiter. Besser ist also der Umstieg auf ein modernes Intranet!

Welche Funktionen bietet das SharePoint Online Intranet?

SharePoint Online ist das Fundament für Ihr modernes Intranet. Viele den notwendigen Funktionen sind bereits integriert und müssen nicht neu erstellt werden.

Dazu zählen z. B.:

• News und Bekanntmachungen
• Dokumentenbibliotheken
• Wikis und Knowledge Base
• Dashboards und KPIs
• Vorlagenverwaltung
• Viva Connections für personalisierte Inhalte
• Mobile Nutzung über Teams-App

Alles an einem Ort – ohne lange Suche. Ein modernes Intranet mit SharePoint stellt zentrale Links bereit, z. B. zu:

• Zeiterfassung
• Urlaubsanträgen
• Krankmeldungen
• Projektanträgen
• Bestellungen für interne Mitarbeiter

Der Vorteil des SharePoint Intranets ist, dass hier Microsoft 365 Dienste verwendet werden können. Dazu gehören z. B. Microsoft Lists für die Ablage von Urlaubsanträgen oder Microsoft Forms für die Erstellung von digitalen Formularen.

Dieses Video gibt Ihnen nochmal eine kleine Übersicht über mögliche Funktionen und Einsatzbereiche des SharePoint Intranets:

SharePoint kann natürlich noch vieles mehr. Je nach Anforderung können Sie die Bausteine (Webparts) nutzen, die Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Diese sind so konzipiert, dass Sie per Drag and Drop die Webparts platziert und somit Ihre Intranetseiten gestalten. Wie das funktioniert, zeigt Ihnen das folgende Video: 

Automationen im SharePoint Intranet

Ein modernes Intranet ist nicht nur eine Informationsplattform, sondern auch ein Werkzeug zur Prozessoptimierung. Mit der Integration von Power Automate und anderen Microsoft 365-Diensten können wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden. Dazu gehören beispielsweise:

• Genehmigungsprozesse
  Automatisierte Workflows für Urlaubsanträge, Projektfreigaben oder interne Veröffentlichungen– ohne manuelle E-Mail-Ketten.
• Benachrichtigungen und Erinnerungen
  Automatische Updates bei neuen Dokumenten, Richtlinien oder News. Mitarbeiter bleiben informiert, ohne aktiv suchen zu müssen.
• Dokumenten-Workflows
  Versionierung, Freigabeprozesse und Archivierung laufen automatisiert im Hintergrund.
• Self-Service-Automatisierung
  Formulare für Krankmeldungen, Zeiterfassung oder Projektanträge lösen direkt Workflows aus
• Power Platform für individuelle Lösungen
  Mit Power Apps können eigene Anwendungen für spezielle Anforderungen erstellt werden, z. B. interne Bestellportale oder Projektmanagement-Tools.

Mehr dazu finden Sie auch in unserer Lösung Kunden- und Projektmangement.

Microsoft Teams mit dem Intranet verbinden – mit Viva Connections

Das SharePoint Intranet kann mit Viva Connections direkt in Microsoft Teams eingebunden werden. Mitarbeiter sehen ein personalisiertes Dashboard, das z. B. folgende Elemente enthält:

• Unternehmens-News
• Wichtigen Links für tägliche Aufgaben
• Zugriff auf Richtlinien und Vorlagen
• Projektreports u.v.m
• Interaktive Karten und Webparts

Welche Microsoft 365 Dienste können bei einem SharePoint Intranet eingesetzt werden?

Die Office 365 Intranet-Plattform nutzt die volle Power von Microsoft 365:

• SharePoint Online als Content-Hub für die Ablage von Informationen wie Bilder, Texte, Dateien, Videos usw.
• Azure AD für sichere Authentifizierung und die Verwaltung der Benutzer und Gruppen
• Teams für Kommunikation
• Viva Connections als zentrales Intranet-Portal in Microsoft Teams
• Planner und Microsoft Lists für Aufgabenmanagement
• Power Platform oder Azure Functions für die Automatisierung

Die 5 häufigsten Fehler beim Intranet, die wir in der Praxis sehen

Damit die Integration eines SharePoint Intranets in Ihrem Unternehmen erfolgreich ist, sollten Sie diese fünf häufigen Fehler vermeiden:

• Keine klare Informationsarchitektur
• Vernachlässigung der Suchfunktion
• Keine klare Navigationsstruktur
• Keine Integration in Teams und Viva Connections
• Unzureichende Schulung der Mitarbeiter

Kosten und ROI bei einem Office 365 Intranet mit SharePoint

Die Kosten für ein modernes Intranet auf Basis von SharePoint Online hängen von mehreren Faktoren ab:

• Lizenzkosten
  Microsoft 365-Lizenzen (Business oder Enterprise) sind die Grundlage. Die Preise variieren je nach Funktionsumfang und Nutzeranzahl.
• Implementierungskosten
  Planung, Design, Informationsarchitektur und Anpassungen – je nach Komplexität können hier einmalige Projektkosten entstehen. Schaue Sie auch gerne in unsere Lösung Informationsplattform auf Basis von Microsoft 365.
• Schulung und Change Management
  Investitionen in Mitarbeitertraining und Einführung sind entscheidend für die Akzeptanz.
• Betrieb und Support
  Regelmäßige Wartung, Updates und Anpassungen – deutlich geringer als bei klassischen On-Premises-Intranets, da Sie viele Dinge eingeständig anpassen können.