Microsoft Teams, SharePoint Online oder OneDrive – was nutzt man wofür?
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Kurzantwort: Welchen Dienst nutze ich für was?
Eine Frage, der wir im Alltag öfters begegnen. Und ich geben zu, es ist nicht immer ganz einfach direkt zu erkennen worin sich diese Unterscheiden und voralle welche Lösung nutze ich für welchen Zweck.
Wir möchten hier etwas Klarheit reinbringen und Ihnen diese Lösungen mal aus der Praxis erklären. Mit Beispielen wie unsere Kunden diese Lösungen verwenden und was Sie für welchen Zweck am besten verwenden können.
Los gehts!
OneDrive
Nutzart: Eigene Dateien.
OneDrive ist ein Onlinespeicher in Microsoft 365, der jedem Benutzer mit einer MS 365 Lizenz automatisch bereitgestellt wird. Startet circa mit 1 TB Cloud Speicher die jeder User nutzen kann.
Nutzung:
Hier lege ich als User eigene persönliche Dateien ab, wo nur ich Zugriff drauf habe. Ich entscheide mit wem ich diese Informationen teilen möchte. OneDrive ist mein persönlicher Speicher im Unternehmen.
Microsoft Teams
Nutzart: Ein Tool für die Zusammenarbeit in Team, in Projekten, in Abteilungen und mit Externen und Partnern.
Microsoft Teams ist ein Tool für die Zusammenarbeit mit internen und externen Mitarbeitern, Partner usw.
Microsoft Teams besteht in wesentlichen aus den folgenden Funktionen.
- Chat
- Teamgruppen (Nur Teams genannt)
- Anrufe innerhalb von Microsoft Teams oder als Softphone auch mit Festnetznummer
- Apps
- Copilot Chat
In Microsoft Teams gibt es sogenannte “Teams”.
Wenn ein Team erstellt wird, bekommt es automatisch eine SharePoint Online Webseite mit dem gleichen Namen. Diese SharePoint Seite beinhaltet Speicher für die Ablage von Dateien und Informationen. Somit hat Teams selber keinen Speicher sondern nutzt SharePoint im Backend für die Datenablage.
Als Beispiel habe ich mal ein Team mit dem Namen Vertrieb und Marketing erstellt.
Teammitglieder sind hier Mitarbeiter aus dem Marketing und Vertrieb. Das ist z.B. deren Abteilungsteam.
Hier werden Dokumente, Aufgaben, Protokolle, wichtige Links usw. abgelegt.
Microsoft Teams selbst hat keinen Speicher. Der Speicher ist die SharePoint Online Seite die im Backend erstellt wird.
SharePoint Online ist ein zentrales System für alle Mitarbeiter im Unternehmen. OneDrive ist persönlich für jeden User.
Jeder Microsoft 365 Tenant bekommt 1 TB SharePoint Online Speicher und zusätzlich pro lizenziertem User kommen ein paar GB dazu. Je mehr Benutzer, desto mehr Speicher. So der aktuelle Stand.
Sie haben eine Frage?
Welchen Dienst für welche Zweck?
Damit Sie ein Gefühl dafür bekommen für welche Prozess bzw. Situation Sie welchen Dienst verwenden, haben wir mal eine kleine Übersicht zusammengestellt.
- Abteilungsdaten ablegen = MS Teams inkl. SharePoint Online
-
Persönliche Dateien oder eigene Entwürfe = OneDrive
Wiki bzw. ein Intranet fürs Unternehmen = SharePoint Online
Projektablagen = MS Teams und SharePoint Online
Projektmanagement = MS Teams und SharePoint Online
Meine private Aufgabenliste = MS Teams und Planner oder Microsoft Lists
Rechnungsablage = SharePoint Online
Zentrale Aufgabenübersicht = SharePoint Online
Digitale Prozesse mit Formularen = SharePoint Online und MS Teams
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen OneDrive und SharePoint?
OneDrive ist dein persönlicher Speicher. SharePoint ist der zentrale Speicher fürs gesamte Unternehmen.
Speichert Microsoft Teams Dateien?
Nein. Dateien in Teams liegen technisch in SharePoint im Hintergrund.
Wann nutze ich OneDrive statt Teams oder SharePoint?
Für eigene Entwürfe, persönliche Notizen oder Dateien, die noch nicht für andere gedacht sind.
Wann sollte ich Dateien in Teams ablegen?
Immer dann, wenn mehrere Personen gemeinsam daran arbeiten (z. B. Abteilungen oder Projekte).
Kann ich Dateien aus OneDrive mit anderen teilen?
Ja, du kannst gezielt Personen Zugriff geben – aber es bleibt dein persönlicher Speicher.
Über Aleksej
Meine Name ist Aleksej Kusnir, Geschäftsführer der LINETWORK und begleite seit Jahren Unternehmen dabei, ihre Prozesse mit Microsoft 365 effizienter zu gestalten. Ich habe diesen Artikel geschrieben, weil ich immer wieder sehe, dass Begriffe wie OneDrive, Teams und SharePoint im Alltag durcheinandergeworfen werden. In unseren Projekten begegnet mir diese Frage ständig: „Wo gehört das eigentlich hin?“ Aus der Praxis kann ich sagen – mit der richtigen Struktur lassen sich viele Probleme von Anfang an vermeiden. Mit diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie diese Tools wirklich gedacht sind und wie unsere Kunden sie im Alltag erfolgreich einsetzen.
