Was kostet ein SharePoint-Intranet auf Basis von Microsoft 365?

Die meisten Unternehmen stellen zuerst die falsche Frage

Wenn wir mit Unternehmen über ein Intranet sprechen, kommt oft sehr früh die Frage: „Was kostet das?“

Die spannendere Frage lautet meistens: „Welches Problem wollen wir eigentlich lösen?“

Denn in den meisten Fällen fehlt nicht die Software. Informationen sind bereits vorhanden. Häufig fehlen jedoch klare Strukturen, ein zentraler Einstiegspunkt oder ein gemeinsamer Ort für Wissen, Dokumente und Prozesse. Genau dort entsteht später auch der eigentliche Nutzen eines Intranets.

Viele Unternehmen kennen Situationen wie diese:

• Richtlinien liegen in verschiedenen, verstreuten Ordnern. 

• Vorlagen werden umständlich per E-Mail hin- und hergeschickt. 

• Informationen sind isoliert in Teams, Outlook und Netzlaufwerken verteilt. 

• Neue Mitarbeitende müssen sich wichtige Infos mühsam und zeitaufwendig zusammensuchen. 

• Rückfragen entstehen immer wieder zu denselben, eigentlich klaren Themen. 

Die Kosten eines Intranets sollten deshalb immer im direkten Zusammenhang mit diesen bestehenden Herausforderungen betrachtet werden.

Welche Kosten entstehen bei einem SharePoint-Intranet?

Um die Kosten realistisch einzuschätzen, muss man die Investition in vier Kernbereiche unterteilen. Hier zeigt sich schnell, wo das Budget tatsächlich hinfließt.

1. Microsoft-365-Lizenzen

Viele Unternehmen nutzen Microsoft 365 bereits im Arbeitsalltag. Dadurch ist SharePoint Online häufig bereits Bestandteil der vorhandenen Lizenzierung. Zusätzliche Lizenzkosten entstehen daher oft gar nicht oder nur in begrenztem Umfang. Die eigentliche Investition liegt meist nicht in der Software selbst, sondern in der sinnvollen Nutzung der bereits vorhandenen Möglichkeiten. 

2. Struktur und Konzept

Hier entsteht in der Praxis häufig der größte Aufwand. Ein Intranet sollte nicht einfach aus wahllosen Seiten bestehen. Es sollte die Informations- und Kommunikationsstruktur des Unternehmens sinnvoll abbilden. Typische strategische Fragen sind:

• Welche Informationen werden im Alltag regelmäßig benötigt? 

• Welche Abteilungen und Bereiche sollen konkret dargestellt werden? 

• Wer pflegt und aktualisiert später welche Inhalte? 

• Wie wird die globale Navigation logisch aufgebaut? 

• Welche unterschiedlichen Zielgruppen nutzen das Intranet?

Merke: Ein gutes Intranet entsteht nicht durch die Technik, sondern durch eine durchdachte und gelebte Struktur.

3. Einführung und Schulung

Ein Intranet bringt nur dann einen messbaren Mehrwert, wenn es im Arbeitsalltag auch wirklich genutzt wird. Deshalb gehören gezielte Schulungen, klare Verantwortlichkeiten und eine verständliche Einführung von Anfang an fest dazu. Gerade bei neuen Plattformen entscheidet die Akzeptanz der Mitarbeitenden oft über den langfristigen Erfolg des gesamten Projekts.

4. Erweiterungen und Automatisierungen

Viele Unternehmen starten zunächst mit einer reinen Informationsplattform. Später kommen häufig weitere, tiefere Funktionen hinzu: 

• Digitale Formulare 

• Genehmigungsprozesse 

• HR-Self-Services 

• Zentrale Wissensdatenbanken 

• Abgeschlossene Projektbereiche 

• Automatisierungen mit Power Automate 

Dadurch steigt zwar der initiale Umfang des Intranets, gleichzeitig wächst aber auch der konkrete wirtschaftliche Nutzen für das Unternehmen drastisch. 

Aber was bedeutet das nun konkret in Zahlen?

Nehmen wir als Beispiel ein Unternehmen bis zu 50 Mitarbeitern. 

Eine realistische Kostenschätzung aus unseren Projekten bei LINETWORK für die Konzeption, Strukturierung und schlüsselfertige Einrichtung eines SharePoint-Intranets für diese Unternehmensgröße bewegt sich in der Praxis meist zwischen 4.500 € und 15.000 €. 

Warum ist die Spanne so groß? Das lässt sich am besten mit einem Autokauf vergleichen: Ein solides Kompaktfahrzeug in der Basisausstattung gibt es ab Werk vielleicht für 20.000 €. Wählt man jedoch die gehobene Ausstattungslinie, eine größere Motorisierung und fügt nützliche Extras wie Fahrassistenten oder ein High-End-Infotainment-System hinzu, kann sich der Preis für dasselbe Modell schnell auf 35.000 € oder 40.000 € oder noch mehr erhöhen. 

Ähnlich verhält es sich beim Intranet: Ein schlankes Basis-Intranet mit einer zentralen Startseite, News-Bereich und Dokumentenablage lässt sich bereits im unteren vierstelligen Bereich realisieren. Kommen tiefere Prozesse, individuelle Schnittstellen oder maßgeschneiderte Workflows hinzu, passt sich der Aufwand entsprechend an. Der große Vorteil bei Microsoft 365: Durch den modularen Aufbau bestimmen Sie den Umfang und somit das Budget jederzeit selbst.

Unsere Empfehlung: Klein starten, sinnvoll erweitern

Wir empfehlen Unternehmen selten, direkt ein riesiges, vollständiges Intranet mit allen denkbaren Funktionen auf einmal aufzubauen. In der Praxis ist es häufig weitaus sinnvoller, zunächst mit den Bereichen zu starten, die sofort den größten Nutzen bringen. 

• Zentrale Unternehmensinformationen 

• Wichtige Richtlinien und Vorlagen 

• News und interne Bekanntmachungen 

• Erste dedizierte Abteilungsseiten 

• Projektdaten 

• Kundespezifische Dokumentationen 

• Wikis 

• Wichtige Links und tägliche Anwendungen 

Sobald diese solide Grundlage im Team integriert und akzeptiert ist, können weitere Bausteine flexibel ergänzt werden. Dazu zählen beispielsweise Formulare, Genehmigungsprozesse, Wissensdatenbanken oder tiefergehende Automatisierungen. 

Der entscheidende Vorteil dieses Vorgehens: Das Intranet wächst organisch mit den echten Anforderungen des Unternehmens und bleibt für alle Beteiligten langfristig beherrschbar.

Von Anfang an für die Nutzung mit Microsoft Copilot optimiert

Neben der klassischen Suche in SharePoint Online wird seit 2025 ebenfalls Microsoft Copilot als KI für die Suche und Verarbeitung von Daten im Unternehmen verwendet. 

Möchten man von Anfang an Microsoft Copilot nutzen, sind hier ebenfalls die Kosten zu berücksichtigen. Neben Lizenzkosten ist die Planung der Inhalt für Microsoft Copilot zu bedenken.

Praxisbeispiel: SharePoint-Intranet für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden

Betrachten wir ein konkretes Szeanrio: Ein Unternehmen mit rund 50 Mitarbeitenden nutzt bereits Microsoft Teams und Microsoft 365. Die Informationen sind jedoch über verschiedene Systeme verteilt. Vorlagen werden per E-Mail versendet, Richtlinien liegen auf alten Netzlaufwerken und neue Mitarbeitende benötigen viel Zeit, um sich in den ersten Wochen zurechtzufinden. 

Anstatt direkt ein hochkomplexes Intranet aufzubauen, startet das Unternehmen mit einer schlanken, klaren Struktur: 

1. Eine zentrale Startseite als digitaler Ankerpunkt 

1. Ein übersichtlicher Newsbereich für Firmen-Updates 

1. Eine strukturierte Dokumentenbibliothek für Vorlagen 

1. Erste logische Abteilungsbereiche 

1. Wichtige, schnell zugängliche Unternehmensinformationen 

Bereits nach kurzer Zeit ergeben sich messbare Vorteile im Arbeitsalltag: 

• Weniger Suchaufwand im gesamten Team. 

• Weniger wiederkehrende Rückfragen an die Verwaltung. 

• Schnellere und unabhängigere Einarbeitung neuer Mitarbeitende. 

• Höhere Transparenz über alle Abteilungsgrenzen hinweg. 

Erst im zweiten Schritt werden gezielt weitere Funktionen ergänzt – beispielsweise digitale Formulare und automatisierte Freigabeprozesse. Das Beispiel zeigt deutlich: Der Nutzen eines Intranets entsteht selten durch die schiere Anzahl der Funktionen. Entscheidend ist, dass Informationen zentral verfügbar und für jeden einfach auffindbar sind. 

Wann rechnet sich ein SharePoint-Intranet?

Ein Intranet rechnet sich selten durch die reine Bereitstellung der Plattform allein. Der eigentliche, betriebswirtschaftliche Mehrwert entsteht durch die Optimierung der täglichen Arbeitszeit: 

• Schnellere Informationssuche für jeden Angestellten. 

• Weniger interne Rückfragen per Mail oder Chat. 

• Weniger Doppelarbeit durch veraltete Dokumentenstände. 

• Bessere, strukturierte Einarbeitung neuer Kollegen. 

• Transparente, nachvollziehbare Prozesse ohne Medienbrüche. 

• Zentrale Wissensbereitstellung, die das Abwandern von Know-how verhindert. 

Je stärker Informationen und Prozesse im Unternehmen bisher verteilt und fragmentiert sind, desto größer ist in der Regel das direkte Einsparpotenzial durch die Konsolidierung.