Ein Bauunternehmen für Industrieanlagen begegnet täglichen Herausforderungen auf den Baustellen und in den Produktionsanlagen: Maschinen fallen aus, Material fehlt oder es treten andere Probleme auf.

Bisher werden Störungen telefonisch oder per E-Mail gemeldet, was zu Verzögerungen, fehlender Dokumentation und unklaren Zuständigkeiten führt. Das Unternehmen möchte eine Lösung, die:

• Störungsmeldungen zentral erfasst
• einfach über Microsoft Teams oder ein Serviceportal erreichbar ist
• Status-Tracking in Echtzeit ermöglicht
• automatisierte Workflows bereitstellt
• Reports und Auswertungen umfasst

Unsere Lösung auf Basis von Microsoft 365

Wir haben ein digitales Serviceportal für Störungsmeldungen entwickelt, das sich nahtlos in Microsoft 365 integriert. Die Lösung bietet:

• Zentrales Formular für Störungsmeldungen in Microsoft Teams oder SharePoint Online
• Status-Tracking für Mitarbeiter, damit sie jederzeit sehen, ob ihre Meldung in Bearbeitung ist
• Automatisierte Workflows für Standardprobleme (z. B. Materialnachbestellung, Lieferstörungen)
• Benachrichtigungen und Eskalationen, wenn eine Störung nicht rechtzeitig behoben wird
• Reports und Dashboards für die Unternehmensleitung zur Analyse von Störungen
• Tablet-Integration an Schlüsselstandorten, damit Meldungen auch ohne persönliche Geräte erfasst werden können

Mitarbeiter können Störungen nun einfach und schnell melden, ohne lange Telefonate oder E-Mail-Ketten. Das Unternehmen profitiert von klaren Prozessen, automatisierten Abläufen und vollständiger Transparenz. Probleme werden schneller gelöst, Material rechtzeitig nachbestellt und die Produktivität steigt.

Ein Unternehmen möchte interne Bestellungen wie Hardware, Software oder zusätzliche Services effizienter gestalten. Bisher werden Bestellungen per E-Mail an die IT oder den Einkauf geschickt, was zu Verzögerungen, fehlender Transparenz und hohem administrativem Aufwand führt.

Die Lösung soll:

• ein zentrales Portal bieten, über das Mitarbeiter Bestellungen einfach beantragen können
• automatische Workflows auslösen, damit bestimmte Services sofort erstellt werden (z. B. Software-Lizenzen)
• Status-Tracking in Echtzeit ermöglichen, damit Mitarbeiter jederzeit sehen, wie weit ihre Bestellung ist
• Integration in das bestehende Ticketsystem bieten, damit Anfragen dokumentiert und ggf. manuell bearbeitet werden können
• Option für automatische Bearbeitung bieten: Wenn möglich, soll das System die Bestellung selbst ausführen und das Ticket auf „erledigt“ setzen

Unsere Lösung auf Basis von Microsoft 365

Wir haben ein Serviceportal in Microsoft Teams und SharePoint Online entwickelt, das folgende Funktionen bietet:

• Digitale Bestellformulare für Hardware, Software und interne Services
• Automatisierte Workflows mit Power Automate, die Bestellungen direkt an die zuständigen Stellen weiterleiten oder automatisch ausführen
• Statusübersicht für Mitarbeiter, ob die Bestellung „eingegangen“, „in Bearbeitung“ oder „fertiggestellt“ ist
• Integration in das Ticketsystem: Jede Bestellung erzeugt automatisch ein Ticket, das entweder manuell oder automatisch abgeschlossen wird
• Reports und Auswertungen für IT und Geschäftsführung, um Bestellvolumen und Bearbeitungszeiten im Blick zu behalten

Das Unternehmen spart erheblich Zeit bei der Bearbeitung von Bestellungen. Mitarbeiter können Services einfach beantragen, die IT wird entlastet, und die Geschäftsführung profitiert von transparenten Prozessen und klaren Auswertungen.

Ein Unternehmen aus der Baubranche möchte interne Serviceanfragen wie Hardware-Bestellungen, Software-Zugänge oder Projekt-Setups effizienter verwalten. Bisher werden Anfragen per E-Mail an die IT geschickt, was zu langen Bearbeitungszeiten und fehlender Transparenz führt. Es gibt kein zentrales System, um den Status einer Anfrage nachzuverfolgen.

Das Unternehmen wünscht sich ein Ticketsystem, das:

• automatisch Tickets erstellt, sobald ein Mitarbeiter über das Serviceportal eine Anfrage stellt
• Status-Tracking in Echtzeit ermöglicht, damit Mitarbeiter jederzeit sehen, wie weit ihre Anfrage ist
• automatische Bearbeitung bestimmter Tickets erlaubt (z. B. Erstellung eines Teams oder einer Shared Mailbox)
• manuelle Bearbeitung durch die IT für komplexe Anfragen unterstützt
• Integration in Microsoft Teams bietet, damit alles im gewohnten Arbeitsumfeld passiert
• Reports und Auswertungen für die IT-Abteilung und Geschäftsführung bereitstellt

Unsere Lösung auf Basis von Microsoft 365

Wir haben ein Ticketsystem entwickelt, das sich nahtlos in Microsoft 365 integriert und mit dem Serviceportal verbunden ist. Die Lösung bietet:

• Automatische Ticket-Erstellung bei jeder Anfrage über das Portal
• Zentrales Dashboard in SharePoint Online für alle offenen und abgeschlossenen Tickets
• Integration in Microsoft Teams, damit Mitarbeiter und IT direkt kommunizieren können
• Automatisierte Workflows mit Power Automate, um einfache Tickets sofort zu erledigen
• Status-Updates und Benachrichtigungen für den Mitarbeiter
• Granulare Berechtigungen, damit nur autorisierte Personen Tickets sehen und bearbeiten können
• Reports und Auswertungen für Transparenz und Optimierung

Das Unternehmen hat nun volle Transparenz über alle Serviceanfragen. Mitarbeiter sehen jederzeit den Status ihrer Tickets, einfache Anfragen werden automatisch erledigt und die IT-Abteilung kann sich auf komplexe Aufgaben konzentrieren. Die Bearbeitungszeit wurde zudem deutlich reduziert und die Kommunikation läuft zentral über Microsoft Teams.