Ein Unternehmen aus der Baubranche steht vor der Herausforderung, die Flut an projektbezogenen E-Mails in den Griff zu bekommen. Das Ziel ist es, einen transparenten Überblick über alle E-Mails zu gewinnen.

Die E-Mails der Kunden sollen zudem in einen Workflow überführt werden, der sie automatisch den Projekten zuordnet. Zudem soll markiert werden, wer die E-Mails bearbeitet, welchen Status diese haben und, welche Handlungen als Nächstes durchgeführt werden.

Folgende Funktionen sind dem Unternehmen wichtig:

• Übersicht über alle E-Mails in einem Dashboard
• Nach erfolgreicher Durchsicht: automatische Ablage von E-Mail-Anhängen in Projektordnern
• Statuserfassung bei jeder E-Mail
• Zuweisung von verantwortlichen Mitarbeitern
• Überführung in To-dos

Nach einer detaillierten Anforderungsaufnahme wurde ein Prototyp von uns erstellt, der die wichtigsten Funktionen bereitstellt. Dadurch konnte das Unternehmen in kurzer Zeit bereits in die Testphase gehen und das Vorgehen in der Praxis testen.

Nach einer erfolgreichen Pilotphase wurden die zusätzlichen Funktionen und Anpassungen in das System integriert. Für die Bereitstellung der Lösungen wurden diverse Dienste aus der Microsoft 365 Welt und Azure Landschaft verwendet und zusammengeführt:

• Microsoft Teams: als Frontend für die Benutzer
• SharePoint Online: als zentrales Ablagesystem für E-Mail Informationen
• Power Plattform: um E-Mails automatisch Projekte zuzuweisen
• Microsoft Azure: zur Erstellung individueller Automationen im Backend wie z. B. die Mitgliederverwaltung in den Projekten oder das Bereitstellen von Projekt E-Mails
• Microsoft Graph: für die Verwaltung von E-Mails und das Abrufen von Informationen aus Microsoft 365

Eine Organisation möchte für Ihre Mitglieder einen digitalen Service anbieten, um Spesenabrechnungen durchzuführen. Die Mitglieder tätigen immer wieder Einkäufe im Namen des Unternehmens und müssen diese Kosten erstattet bekommen.

Es soll ein digitaler Service auf Basis von Microsoft 365 aufgebaut werden. Folgende Funktionen wurden hierfür integriert:

• digitaler Kostenerstattungsantrag mit Genehmigungsprozess
• digitale Einreichung von Spesen
• Automatische Übertragung in das Buchhaltungssystem

Die Organisation nutzt bereits Microsoft 365 und die Benutzer, die Kosten und Spesen einreichen, sind bereits lizenziert. Es wurde daher ein Service auf Basis von SharePoint Online und Microsoft Teams erstellt.

Microsoft Teams ist dabei das Frontend, in dem der Service verwendet wird. Die Mitarbeiter haben somit die Möglichkeit, den Service auch unterwegs über das Smartphone zu nutzen.

SharePoint Online wurde als zentrales Datenablagesystem verwendet, in dem die entsprechenden Dokumente abgelegt werden können. Zudem wurde Power Automate für die Genehmigung von Anträgen und für die Ablage der Daten in der Buchhaltung verwendet.

Für die interne Zeiterfassung wird ein System für ein Check-in und Check-out von Mitarbeitern benötigt. Aufgrund von Regelung für das mobile Arbeiten haben die Mitarbeiter auch die Möglichkeit aus dem Homeoffice zu arbeiten.

Das System muss den Check-in und Check-out also auch ermöglichen, wenn die Mitarbeiter nicht im Firmenbüro und Firmennetzwerk sind.

Zudem soll eine Auswertung möglich sein, damit die Mitarbeiter sich die Zeiten anschauen und gegebenenfalls korrigieren können. Korrekturen müssen an eine Freigabe gekoppelt sein, die automatisch an die Vorgesetzten geschickt wird.

Dem Unternehmen sind folgende Funktionen wichtig:

• Check-in und Check-out im Büro und Homeoffice
• Nutzung in MS Teams
• Einfach Handhabung
• Einfache Erweiterungsmöglichkeit
• Report für Mitarbeiter und Personalabteilung
• Korrekturmöglichkeit von Zeiten mit Freigabeprozess

Es wurde Microsoft 365 SharePoint Online verwendet, um die Zeiten und Einträge der Mitarbeiter zu erfassen. Die Erstellung und Prüfung der Einträge, sowie die Reports an die Mitarbeiter und die Personalabteilung wurden mit Power Automate erstellt.