Ein mittelständisches Unternehmen für Bauprojektplanung erhält diverse Rechnungen per E-Mail. Dazu gehören sowohl normale PDF-Rechnungen als auch die neuen E-Rechnungen, die einige Unternehmen seit 2025 ebenfalls verschicken.

Um die Rechnungsverarbeitung und -prüfung effizienter und übersichtlicher zu gestalten, wünscht sich der Kunde eine digitale Lösung. Diese sollen die Mitarbeiter im Unternehmen mittels Microsoft 365 nutzen können.

Es soll möglich sein, jeden Rechnungseingang als Workflow zu betrachten und verschiedene interne Informationen und Prozesse zu hinterlegen. Dazu gehören beispielsweise der Status der Rechnung, die bearbeitende Person oder auch eine interne digitale Genehmigung.

Des Weiten sollen die allgemeinen Informationen der Rechnung – wie z. B. Absender, Rechnungsnummer, Rechnungstext, Bankverbindungen usw. – in einem Dashboard übersichtlich dargestellt werden.

Nach einer erfolgreichen Bearbeitung soll die Rechnung automatisch in der firmeninternen Ablagestruktur abgelegt werden. Es soll hier kein manueller Aufwand mehr entstehen.

Die folgenden Funktionen sind für das Unternehmen wichtig:

• Transparenz bei eingehenden Rechnungen,
• Übersicht über alle Rechnungen,
• Automatische Ablage in die firmeninterne Ablagestruktur,
• Genehmigungsprozesse
• und automatische Analyse von allgemeinen Informationen der Rechnung

Zunächst wurde mit dem Kunden eine Anforderungsaufnahme durchgeführt. So konnten wir verstehen, wie der interne Rechnungsworkflow aktuell aussieht und was das Ziel ist.

Für die Automation der Prozesse wurden Microsoft Power Automate und Azure Functions verwendet, als Dashboard und für die Ablage von Daten wurde SharePoint Online genutzt. Durch die Integration in SharePoint können Informationen auch in MS Teams verwendet werden.

Die Mitarbeiter bearbeiten die Rechnungen nun nicht mehr im Mailpostfach, sondern direkt in Microsoft Teams über das Rechnungsdashboard.

Ein mittelständisches Landschaftsbauunternehmen erhält täglich zahlreiche kleine Aufträge per E-Mail – sowohl für interne Projekte als auch für externe Kunden. Die bisherige Bearbeitung erfolgt manuell:

Aufträge werden aus den E-Mails übernommen, in Excel-Listen gepflegt und per Telefon oder E-Mail nachverfolgt. Das führt zu fehlender Transparenz, Doppelarbeit und Verzögerungen bei der Projektabwicklung.

Die Geschäftsführung möchte eine Lösung, die:

• alle eingehenden Aufträge zentral erfasst,
• den Status jedes Auftrags jederzeit sichtbar macht (z. B. „eingegangen“, „in Bearbeitung“, „abgeschlossen“),
• die Zusammenarbeit im Team erleichtert, sodass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an Aufträgen arbeiten können,
• eine strukturierte Ablage sicherstellt, ohne dass Dokumente verloren gehen
• die Möglichkeit bietet, aus einem bestätigten Auftrag direkt einen digitalen Projektstart zu initiieren, um die Projektplanung in Microsoft 365 zu starten.

Unsere Lösung auf Basis von Microsoft 365:

Wir haben ein digitales Auftragsmanagement-System entwickelt, das sich nahtlos in die bestehende Microsoft 365-Umgebung integriert. Die Lösung bietet:

• Zentrale Übersicht aller Aufträge in einer strukturierten Liste – jederzeit filterbar nach Projekt, Status oder Kunde
• Team-Kollaboration: Aufträge können direkt in Microsoft Teams kommentiert und bearbeitet werden
• Automatisierte Ablage: Alle relevanten Dokumente werden automatisch in der internen SharePoint-Struktur gespeichert
• Status-Tracking und Benachrichtigungen: Änderungen am Auftragsstatus werden automatisch an die zuständigen Mitarbeiter gemeldet
• Digitaler Projektstart: Aus einem bestätigten Auftrag wird automatisch ein Projektbereich in SharePoint und Microsoft Teams erstellt – inklusive Dokumentenstruktur und Kommunikationskanälen für das Projektmanagement
• Dashboard für Führungskräfte: Überblick über offene, laufende und abgeschlossene Aufträge

Das Unternehmen hat nun volle Transparenz über alle Aufträge und deren Bearbeitungsstatus. Die Bearbeitungszeit wurde deutlich reduziert und Rückfragen entfallen. Die Geschäftsführung kann jederzeit nachvollziehen, welche Aufträge in welchem Stadium sind. Durch den automatisierten Projektstart wird die Projektplanung beschleunigt und standardisiert.

Ein Architekturunternehmen bearbeitet zahlreiche Projekte gleichzeitig und erhält regelmäßig Rechnungen von Subunternehmern, Ingenieurbüros und Lieferanten. Die bisherige Freigabe erfolgt manuell:

Rechnungen werden per E-Mail an verschiedene Projektleiter weitergeleitet, dort geprüft und dann zur Geschäftsführung geschickt. Dieser Prozess ist zeitaufwendig, fehleranfällig und bietet kaum Transparenz über den aktuellen Status.

Das Unternehmen möchte eine Lösung, die:

• alle eingehenden Rechnungen zentral erfasst,
• einen klaren Freigabeprozess abbildet, inklusive mehrstufiger Genehmigungen (Projektleitung, Buchhaltung, Geschäftsführung),
• den Status jeder Rechnung jederzeit sichtbar macht (z. B. „eingegangen“, „in Prüfung“, „freigegeben“, „bezahlt“),
• die Zusammenarbeit im Team erleichtert, sodass alle Beteiligten Rechnungen digital prüfen und freigeben können,
• eine automatische Ablage in der internen Struktur sicherstellt.

Unsere Lösung auf Basis von Microsoft 365:

• Wir haben einen digitalen Rechnungsfreigabe-Workflow entwickelt, der sich nahtlos in die bestehende Microsoft 365-Umgebung integriert. Die Lösung bietet:
• Zentrale Übersicht aller Rechnungen in einem Dashboard
• Mehrstufiger Genehmigungsprozess mit klaren Verantwortlichkeiten
• Automatisierte Benachrichtigungen bei Statusänderungen oder ausstehenden Freigaben
• Integration in Microsoft Teams, damit Genehmigungen direkt im Arbeitsumfeld erfolgen können
• Automatische Ablage in SharePoint Online nach erfolgreicher Freigabe

Die Bearbeitungszeit für Rechnungen wurde deutlich reduziert. Alle Beteiligten haben jederzeit Transparenz über den Status und die Geschäftsführung kann Zahlungen effizient steuern. Rückfragen und manuelle Weiterleitungen entfallen vollständig.